Mission 1 : Gestion comptable
Gestion quotidienne de la trésorerie : Suivre les entrées et sorties financières sur les comptes bancaires. Émettre les paiements des
factures fournisseurs (vérification, mise en paiement, classement). Enregistrer les encaissements (subventions, cotisations, ventes,
remboursements...). Réaliser des remises de chèques si nécessaire. Tenir à jour un état de trésorerie prévisionnel et actualisé
régulièrement.Réaliser les paiements.
Comptabilité : Saisir les écritures comptables (achats, ventes, banques, opérations diverses) sur le logiciel comptable. Ventiler les
écritures par projets, activités ou actions pour assurer la comptabilité analytique.Classer et archiver tous les justificatifs comptables
selon une logique et une traçabilité rigoureuses (factures, notes de frais, pièces bancaires, contrats...). Gérer la refacturation des
outils de gestion communes aux associations de la Maison Des Assos. Préparer les écritures de fin d’année.
Suivi budgétaire et analytique : Ventiler toutes les dépenses et recettes selon les axes analytiques définis (par projet, financeur,
action, etc.),Tenir à jour les tableaux de suivi budgétaire interne par projet/subvention. Comparer dépenses engagées vs budget
prévu, et alerter en cas d'écarts significatifs. Préparer les situations intermédiaires à destination de la direction (reportings), budgets
prévisionnels.
Relation avec l’expert-comptable : Préparer tous les éléments nécessaires à la clôture annuelle : balances, grands livres, relevés
bancaires, factures, contrats. Collaborer pour préparer le bilan annuel, la liasse fiscale, et les comptes de résultats. Être le point
d’appui pour toute demande complémentaire de l’expert.
Veille et respect des obligations légales : Suivre les échéances fiscales et sociales. S’assurer du respect des règles de conservation des
pièces comptables. - Mise à jour ou création d'outils de pilotage budgétaire (tableaux de bord financiers)
Mission 2 Activités vente et service après-vente des outils ludo-pédagogiques - Réception des bons de commande, devis et factures concernant les outils pédagogiques et relations avec les clients ; préparation
des envois et expédition des colis. le suivi budgétaire et comptable. Suivi des problèmes et SAV. - Tenir à jour l’inventaire des outils disponibles, identifier et anticiper les besoins de réassort plusieurs mois à l'avance pour anticiper
les ruptures. Maintenir la boîte mail spécifique dédiée aux outils organisée (mails traités, classés, archivés). Actualiser les tableaux de
bord prévus pour le suivi du stock, des commandes. Mettre à jour la base de données clients et la cartographie.
Mission 3: Assurer la gestion administrative et le secrétariat de l’ADIJ 22 :
Gestion de l’accueil - Gestion des appels téléphoniques : Réceptionner tous les appels entrants, Identifier le besoin, traiter, orienter, Filtrer, transférer
les appels - Gestion de la boîte mail "accueil" : Trier les mails, Répondre directement aux mails de premier niveau, Faire suivre les mails aux
salariés compétents selon leur périmètre de responsabilité, Assurer un suivi des réponses et relancer si nécessaire, Maintenir une
boîte mail organisée (archivage, classement, suppression des mails obsolètes).Alerter l'équipe salariée en cas de sollicitations
sensibles (partenaires institutionnels, financeurs, presse. - Tâches administratives associées à l’accueil : Mettre à jour les procédures d’accueil. Tenir à jour les listes de contacts internes et
externes. Mettre à jour les messages d’absence, réseaux sociaux, documents administratifs du site web, Participer à l'amélioration
continue de l’accueil (proposer des améliorations si dysfonctionnements repérés).
RH
Transmission au gestionnaire de paie des éléments de paie. Déclarer et gérer les arrêts maladies. Suivi des règlements des cotisations
sociales
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