Description du poste
En tant qu’Assistant(e) Office Manager, vous rejoindrez le siège social de notre marque, situé dans un hôtel particulier du 8ᵉ arrondissement de Paris. Dans le cadre d’une alternance, vous jouerez un rôle clé dans la gestion de nos espaces de travail ainsi que dans le bien-être de nos équipes, aux côtés de notre Office Manager.
Vous serez notamment en charge des missions suivantes :
1. Support à la gestion du bâtiment & des services généraux
* Aider l'Office Manager à identifier et remonter les anomalies dans le bâtiment (éclairage défectueux, matériel cassé, propreté, climatisation).
* Mise à jour du planning des interventions techniques
* Participer au réassort des consommables (café, fournitures, papier, etc.).
* Créer les tickets services généraux à partir des demandes collaborateurs.
* Assurer le suivi des tickets en cours et relancer les prestataires si nécessaire (maintenance, ménage, aménagement, etc.).
2. Support administratif
* Aider à la collecte et au classement des devis et factures.
* Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire simples (prestataires, commandes).
* Préparer certains bons de commande.
* Participer à la mise à jour de documents internes (contacts prestataires, procédures, inventaires).
3. Participer à la préparation logistique des événements internes
* Aider l'Office Manager et les équipes aux demandes logistiques simples des collaborateurs (catering, matériel, salles, organisation des espaces).
* Aider à la coordination avec les prestataires (traiteur, livraison, matériel).
* Préparer les espaces événementiels (mise en place, signalétique, accueil).
* Participer au rangement post-événement.
Qualifications
Etudiant en école de commerce ou école hôtelière, avec une spécialisation en Office Management ou Facility Management. Une première expérience dans un environnement exigeant est demandée.
Vous êtes organisé(e) et savez gérer les priorités opérationnelles.
Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément.
Vous êtes reconnu(e) pour votre aisance relationnelle et votre communication.
Des connaissances techniques, et de sécurité seraient un plus.
Vous êtes curieux(euse) et souhaitez évoluer dans un environnement stimulant, collaboratif et formateur.
Informations supplémentaires
Alternance de 1 an à pourvoir dès septembre 2026.
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