Adjoint de direction f/h

MISSIONS



1. Soutien administratif et organisationnel



Sous l’autorité du Directeur Général et en coordination avec les responsables/directions de secteur, l’adjoint.e de direction participe à la structuration de l’association, et organise une gestion fluide des activités quotidiennes. L’adjoint.e de direction harmonise les opérations pour garantir la qualité, l’efficacité organisationnelle et le développement durable des activités de l’association. Pour cela, il/elle :



* S’implique dans la définition de la politique interne de l’association, et la met en œuvre au quotidien ;
* Coordonne l’équipe de l’association et veille au traitement et aux transmissions des informations ;
* Pilote l’élaboration et l’adaptation des process et des outils internes de gestion opérationnelle, administrative et financière, et veille à leur adoption, application et respect par les membres de l’équipe ;
* Pilote la démarche qualité et veille à la conformité des opérations vis-à-vis du cadre institutionnel, légal et règlementaire, et en particulier au référentiel qualité (Qualiopi) ;
* Ordonnance les ressources humaines et matérielles de l’association en fonction de l’activité ;
* Accompagne les responsables d’activités dans l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des indicateurs de performance et de qualité ;
* Synchronise la stratégie de communication interne et veille à la diffusion des activités de l’association, en lien avec la chargée de communication ;
* Réalise un reporting régulier de la performance des activités de l’association. .



2. Support opérationnel



L’adjoint.e de direction structure les fonctions supports indispensables à l’activité quotidienne, la pérennisation et le développement de l’association, en coordination avec la responsable administrative et financière. Pour cela, il/elle :



* Réalise l’animation et le suivi de l’équipe administrative-financière-technique.



* Assure la gestion au quotidien des ressources humaines :
o Contribue au pilotage des relations sociales ;
o Garantit l’application et le respect du droit du travail et des dispositions légales ;
o Organise et gère l’administration du personnel : salaires, contrats, temps de travail, congés, absences, discipline ;
o Dirige la démarche QVCT et harmonise l’organisation du travail.



* Administre les ressources matérielles :
o Architecture les achats et les contrats de services ;
o Supervise les approvisionnements et les stocks ;
o Gère les équipements ;
o Assure l’administration et l’évolution du système d’information.



* Assiste la direction générale dans les dynamiques institutionnelles : collabore à la stratégie associative
o Gère la relation et négocie avec les fournisseurs, partenaires extérieurs et les prestataires ;
o Participe à la relation client et réalise le suivi des réclamations ;
o Prépare les dossiers utiles à la gouvernance de l’association en lien avec le directeur général
o Contribue à la mise en forme des indicateurs de performance
o Contribue à rendre compte aux instances de gouvernance


FORMATION

* Formation supérieure professionnelle dans le management et la gestion des organisations (Bac+5)



COMPETENCES

* Capacité d’adaptation pour la gestion d’interlocuteurs variés,
* Discrétion pour le traitement d’informations sensibles
* Capacité à travailler avec une forte autonomie organisationnelle
* Une connaissance du secteur social ou médico-social ou de la formation serait appréciée.



CONTEXTE DU RECRUTEMENT

Au regard des nombreux projets en cours et à venir, l’association souhaite renforcer son équipe de direction avec un.e adjoint.e de direction auprès du directeur général qui a pour objectif le soutien administratif et organisationnel auprès de la direction générale. Ses missions portent sur la gestion administrative, sur l’organisation et la coordination, sur la gestion des ressources humaines au quotidien et sur le traitement ainsi que la transmission des supports de suivis budgétaires des projets.



Ainsi, sous la responsabilité du directeur général, l’adjoint.e de direction dispose d’une autonomie et d’une implication stratégique. L’adjoint.e de direction contribue à la gestion de projets spécifiques et participe à la prise de décision. L’adjoint.e de direction est en capacité de gérer des situations complexes en relation avec le directeur général. L’adjoint.e de direction peut agir comme intermédiaire entre le directeur général et les acteurs internes ou externes.



Aussi, en tant que membre de l’équipe de direction, l’adjoint.e de direction contribue à la définition et au pilotage de la stratégie globale de l’association. Le Directeur Général peut le.la convier à la préparation et à l’animation des instances de gouvernance associative.


Etcharry Formation Développement est un acteur de l'économie sociale et transformatrice engagé dans le développement social territorial et dans la formation tout au long de la vie dans les champs de l'action sociale, médico-sociale, de la santé et de l'animation dans les Pyrénées-Atlantiques (64) et les Landes (40).



Etcharry Formation Développement, est composé de quatre unités complémentaires et interdépendantes :



* ALTEA - Centre de formation aux métiers du social, du médico-social et de l'animation
* HAIKA - Plateforme de formation continue et de conseil en intervention sociale
* LABOA - Espace de recherches et d expérimentations pour l'innovation sociale
* EMPLOA - Plateforme de promotion des métiers de l'action sociale