Le Cerema Sud-Ouest intervient sur le territoire de la Nouvelle-Aquitaine grâce à ses trois départements Territoires, Mobilités et Infrastructures. Il compte environ 150 agents. Le département Territoires a la responsabilité des domaines clés d'intervention au service des territoires en réponse aux enjeux de cohésion des territoires, de protection de l'environnement, de lutte contre le réchauffement, d'adaptation au changement climatique et de résilience.Composé de 45 agents, répartis en 4 groupes (Aménagement Environnement ; Cohésion des Territoires ; Eau, Risques, Résilience ; Bâtiment Durable).
L'organisation de la fonction d'assistance à la production comprend une mutualisation partielle de cette mission pour les départements Territoires et Mobilités.
La continuité des missions implique une suppléance sur certaines activités administratives sur l'ensemble des départements de la direction.
Finalités / Missions du poste
Pour le département « Territoires » spécifiquement :
- suivi de la production et de la relation clients, recettes : suivi administratif et financier des clients, tableaux de bord, facturation, demandes de titrages, suivi des titres.
- appui à l'organisation de conférences (invitations, réservations salles, traiteur, etc.) et de formations données (gestion des candidatures, établissement des conventions, logistique)
Pour les départements « Territoires » et « Mobilités » :
Relais auprès des services de la chaîne fonctionnelle budgétaire et RH :
- suivi des dépenses : suivi budgétaire rigoureux des dépenses de toutes natures, effectuées comme prévisionnelles ; application des procédures relevant de la commande publique et de la gestion budgétaire publique (demandes d'achats, services faits, suivi des engagements et dépenses, etc.)
- relais RH et administration générale : suivi de différents processus RH : formation, accueil de stagiaires, courrier, organisation de réunions.
Exigences / Compétences :
Savoirs :
- Gestion administrative,
- Connaissance du Code de la commande publique et règles de la gestion et de la comptabilité publique,
- Connaissance des outils bureautiques.
A acquérir au cours de la prise de poste :
- Connaissance pratique des différentes chaînes fonctionnelles du Cerema
- Management de la qualité interne Cerema
Savoir-faire :
- Fortes compétences administratives,
- Utilisation confirmée des tableurs,
- Pratique d'outils bureautiques et comptables,
- Maîtrise du système de management de la qualité.
A acquérir à la prise de poste :
- Maîtrise d'outils bureautiques et comptables internes au Cerema (CRM, BONITA, PEP, BOX)
Savoir-être :
- Faire preuve d'ouverture d'esprit, écoute, discrétion.
- Avoir le sens du contact et le goût du travail en équipe.
Spécificités / Conditions :
Règlement intérieur du temps de travail du Cerema (35h).
Le télétravail est envisageable et tributaire des contraintes de service.
Possibles contraintes sur la prise de congés qui peuvent être amenés :
A devoir éviter la période de l'année de fin d'exercice comptable (de début novembre à mi-décembre)
A devoir être planifiés en coordination avec les assistant-es des autres départements pour suppléance.
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