RESPONSABILITÉS :
L'assistante administrative assure des fonctions polyvalentes, sous la responsabilité de l'adjointe coordinatrice, au sein du site d'Aix de l'INSPE. Elle réalise les actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans différents domaines.
Activités principales :
• Apporter un soutien administratif et logistique à l'adjointe coordinatrice du site,
• Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs (courriers, rapports, synthèses, convocations, émargement, etc.),
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs,
• Assurer la diffusion de l'information en interne et en externe,
• Assurer le suivi de l'organisation des instances de l'INSPE et rédiger les comptes-rendus,
• Apporter son soutien à l'adjointe coordinatrice du site sur l'organisation et le suivi des Instances,
• Collaborer au déploiement des opérations électorales de l'institut et d'amU sur le site d'Aix,
• Répondre aux demandes d'information des pôles administratifs et techniques de l'institut, des différents services ou directions d'amU,
• Contribuer aux évènements du site (soutien dans l'organisation logistique, gestion du calendrier des évènements, demande de devis aux différents prestataires),
• Gestion et suivi des fournitures et stock des consommables (préparation des commandes suite aux demandes établies par les services),
• Traiter les demandes de recherches de dossiers d'archives des anciens élèves-instituteurs.trices de l'Ecole Normale, ainsi que des étudiants et stagiaires de l'Instituts Universitaires de Formation des Maîtres faisant valoir leurs droits à retraite,
• Apporter du renfort à l'équipe logistique, accueil,
• Classement et archivage des documents,
• Contribuer au suivi des opérations liées aux contrats de service et aux prestations de service externalisées (comme la reprographie, flotte des photocopieurs, le nettoyage, les espaces verts et gris, prise de rdv, relance, suivi des devis, entretien (toners, papier, pannes).
PROFIL RECHERCHÉ :
Nous recherchons une personne motivée, organisée et dotée d'un bon sens du contact.
Vous appréciez travailler dans un cadre structuré, où certaines procédures sont à respecter, tout en sachant vous adapter aux priorités du moment. Au quotidien, vous serez amené(e) à accueillir, informer et accompagner différents publics (collègues, étudiants, partenaires...), il est donc essentiel de savoir communiquer clairement et avec bienveillance.
Vous savez gérer votre planning, suivre vos dossiers de manière rigoureuse et respecter les délais. Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (messagerie, traitement de texte, tableur...) et êtes prêt(e) à apprendre d'autres logiciels si nécessaire. Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité sont indispensables. Si vous aimez travailler en équipe, prendre des initiatives et contribuer au bon fonctionnement d'un service, ce poste vous correspondra pleinement.
Temps complet – du lundi au vendredi
Rémunération : 1491€ net / mois environ puis 1555€ net / mois environ après un an de contrat
Localisation du poste : 2 avenue Jules ISAAC 13100 Aix en Provence
Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
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