Assistant(e) relations internationales (h/f)

Dans le cadre d’un remplacement pour un congé maternité, la Direction des Relations Internationales recrute un(e) Assistant Relations Internationales (H/F) en Contrat à Durée Déterminée (6 mois) à temps complet.

L’Assistant(e) Relations Internationales participera à la gestion administrative et logistique des programmes d’échanges. Il/elle est chargé(e) du suivi administratif des dossiers des étudiants participant aux programmes de mobilités (Erasmus, partenariats inter-universitaires). Il/elle prépare les virements des bourses et transmet les informations à la comptabilité sous la supervision des chargées de projet concernées. Il/elle est la personne de contact avec les établissements pour répondre aux questions relatives aux programmes dont il est chargé. Il/elle vient en soutien à l’information des étudiants/personnels dans le cadre du suivi personnalisé. En lien avec les responsables des programmes de mobilités, il/elle s’assure de la bonne complétude des dossiers ainsi que des bases de données internes ou externes. Rigoureux, pro-actif et dynamique, il/elle contribue à la gestion de plus 1500 mobilités suivies par la DRI et, plus largement, à la politique des relations internationales de l’Université.

Missions :

Gestion de mobilités internationales entrantes/sortantes avec des partenaires en Europe et hors Europe

* Assurer la coordination administrative de la mobilité étudiante dans le cadre des conventions globales, des accords bilatéraux et/ou des programmes européens.
* Gérer les dossiers de bourses internationales: gérer des bases de données, réaliser le suivi financier, établir des documents administratifs tels que les contrats de mobilité, dossiers d’inscription, etc. Répondre aux questions des étudiants/personnels/collègues dans les Facultés/Ecoles sur l’état d’avancement des dossiers.
* Mettre à jour la base de données de gestion des relations internationales. Saisir des données sur les plates-formes des organismes financeurs.
* Participer à des réunions et en assurer les comptes-rendus: préparer l’ordre du jour, réaliser les documents de présentation(ex: présentation power point), préparer le compte rendu, recenser les difficultés (ex: les difficultés de fonctionnement du logiciel) et en faire part à son supérieur hiérarchique, proposer et mettre en place des procédures à partir des recommandations de la commission. Réaliser des rapports et/ou tableaux de bord récapitulatifs des activités liées aux mobilités internationales dans le but d’effectuer du reporting, de préparer des réunions, etc.
* Assurer un suivi comptable des bourses et en assurer le reporting auprès des chargées de projet concernées.
* Promouvoir les mobilités internationales (séjours d’études et stages) auprès des étudiants et, le cas échéant, des personnels enseignants et administratifs. Réaliser / concevoir / créer / gérer des outils d’information et de communication dans le but d’améliorer et de promouvoir l’accompagnement, l’accueil et l’information des étudiants et enseignants internationaux. Ces activités sont spécifiques à chaque poste.

En complément et selon les besoins, appui aux activités internationales de la DRI

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (enseignants, étudiants, visiteurs, personnels, etc.).
* Préparer l’accueil des visiteurs et/ou délégations provenant d’universités ou d’établissements partenaires. Faciliter la communication linguistique
* Assurer la gestion administrative liée aux partenariats/accords existants (contacts téléphoniques et/ou écrits avec les différents coordinateurs, etc.).
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées.
* Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Participer à la bonne coordination des activités entre les établissements et le service RI central.
* Rédiger, traduire et diffuser des documents (par exemple, rédaction de compte-rendu, etc.). Mettre à jour la documentation française / langue étrangère. Rédiger des courriers et mails en langue étrangère.
* Être en appui aux collègues sur la préparation et la gestion administrative et logistique de différents projets.
* Informer les étudiants français et internationaux, notamment les renseigner sur des sujets variés tels que les, les programmes, les assurances, le logement, les activités internationales, les bourses, etc. Les orienter vers les personnes compétentes ou vers les documents répondant à leurs besoins.
* Réaliser des rapports et/ou tableaux de bord récapitulatifs des activités liées aux mobilités internationales dans le but d’effectuer du reporting, de préparer des réunions, etc.
* Venir en soutien pour l’organisation d’événements liés aux RI.
* Participer à l’amélioration continue de l’entité en développant de manière permanente la qualité organisationnelle du service et celle de ses produits/du service rendu, à travers la mise en place d’outils (remontée et analyse d’indicateurs, résolution de problème, évolution des procédures, archivage et numérisation des documents, etc.) ; ceci, aussi bien dans le cadre de ses relations avec des partenaires internes qu’externes.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

* Formation de niveau Bac + 3 minimum ou expérience professionnelle équivalente dans des fonctions d’assistant administratif ou relations internationales
* Une première expérience sur des projets financés par la Commission européenne, et tout particulièrement le programme Erasmus, serait souhaitée.
* Connaissance et aisance avec les outils informatiques (Pack Office, plateformes en ligne, bases de données)
* Niveau d'anglais intermédiaire (B1)
* Sens du relationnel et de la communication, organisation et rigueur, dynamisme et réactivité, esprit d'initiative et force de proposition, sensibilité à l'ouverture interculturelle

Salaire mensuel brut prévu : 2166€

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation.

En chiffres (en 2025)

* 5 Facultés
* 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts
* 44 000 étudiants
* 350 parcours de formation
* 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)
* 2 quartiers d’innovation sociale
* 15 chaires de recherche
* +580 universités partenaires à l’international

La Direction des Relations Internationales (DRI) coordonne et accompagne la politique d’internationalisation de l’Université Catholique de Lille et de ses membres. En respect des valeurs d’inclusion et d’ouverture à l’autre, l’UCL développe des programmes de mobilité internationale pour étudiants et personnels. Dans ce cadre, la DRI participe à la gestion administrative et logistique des programmes d’échanges pour et avec les Facultés et Ecoles de l’Université Catholique de Lille.