Une copropriété en gestion directe qui opte pour l’envoi électronique : retour d’expérience
Comme nous vous l’indiquions dans notre article du 12 janvier 2016, disponible ici (http://arc-copro.com/1gwh), il est essentiel que l'envoi de vos lettres recommandées électroniques remplisse plusieurs conditions de sécurité pour être juridiquement valable.
Pour mémoire :
* le tiers chargé de l'acheminement doit garantir l'identité du destinataire et de l'expéditeur,
* les dates d'expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables,
* un avis de réception doit être adressé à l'expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver,
* si le destinataire n'est pas un professionnel, son accord préalable doit être obtenu.
L'information dématérialisée requiert une protection renforcée (identité de l'expéditeur, intégrité du document), et la Société Clearbus - avec qui Copropriété Services a négocié des tarifs préférentiels pour ses adhérents – répond à ces critères et sécurise vos envois.
A travers cette interview, M. CANNALE, syndic bénévole d’une résidence à Saint-Mandrier-sur-Mer dans le Var, partage avec vous son expérience. Il utilise ce service et a bien voulu répondre à quelques questions.
Pouvez-vous nous présenter votre copropriété ?
Il s’agit d’une copropriété de 765 lots, dont 400 principaux, avec 30 bâtiments, piscine et terrains de tennis sur 4 hectares. Elle se situe à flanc de colline sur la presqu’île de Saint-Mandrier.
Pourquoi cette copropriété de grande taille a-t-elle opté pour un syndic bénévole ?
L’ancien syndic était un syndic professionnel, qui, suite à des problèmes de gestion, a fait faillite. La copropriété a ainsi été placée sous administration judiciaire en avril 2014. Ancien président du conseil syndical et ayant une parfaite connaissance de certains dossiers, j’ai présenté ma candidature avec l’appui du conseil syndical en 2014.
Quand avez-vous entendu parler pour la première fois de la lettre recommandée électronique ?
Cela remonte à 2 ou 3 ans. Nous étions au salon annuel de l’ARC à Paris (Porte de Charenton), où M. Dubrisay (Président de ClearBUS) présentait les lettres recommandées électroniques ClearBUS.
En quoi l'offre de cette société vous a-t-elle séduite ?
Justement par cette possibilité de dématérialiser nos envois. Permise depuis la loi ALUR, cela représente une alternative à l’envoi classique, notamment compte tenu du nombre important de copropriétaires dans notre immeuble. Le gain de temps était attractif. Avec nos 400 propriétaires et étant syndic bénévole, il était très pénible de faire les envois postaux « à la main ». La fluidité et la simplicité des envois m’ont convaincu.
Outre la rapidité d’envoi, quel autre avantage à l'utilisation de la lettre recommandée électronique ?
Le gain financier est indiscutable ! Nous avons économisé 5000 € en deux ans.
Pouvez-vous indiquer le taux d'adhésion à la Lettre recommandée Électronique au sein de votre copropriété ?
A ce jour, 70 % de nos copropriétaires l’utilisent. Il reste à convaincre quelques récalcitrants.
Notre association vous a-t-elle aidé dans cette démarche de changement vers la lettre recommandée électronique ?
La présentation faite par l’ARC nous a permis de découvrir le système, et les modèles d’attestation à faire compléter au préalable par les copropriétaires nous ont également été fournis.
Souhaitez-vous également mettre en place cette lettre recommandée électronique pour la gestion de vos courriers recommandés ?
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