Dans le cadre de vos fonctions, vous serez amené à gérer en autonomie les missions liées à la gestion des conventions et à la facturation ainsi que du recouvrement :
* Contrôler la conformité de la convention avec les règles de gestion Afpa, la présence des signatures sur les conventions et la présence des documents rattachés et nécessaires pour facturer
* Être une interface avec nos services internes et les centres de formation : relance des interlocuteurs en cas de non-conformité des conventions, de pièces manquantes
* Formaliser la signature des conventions dans l'outil de gestion
* Constituer et tenir à jour le dossier administratif numérisé ou papier de la convention (convention signées, accords financiers, factures, justificatifs, courriers...)
* Contrôler les feuilles d'émargements, collecter les livrables et relancer les centres de formation le cas échéant
* Etablir les factures en lien avec ces conventions
* Contrôler les factures éditées
* Etablir les avoirs et les refacturations le cas échéant
* Alerter les interlocuteurs internes en cas de problème lié à la facturation
* Effectuer le suivi des encaissements et le rapprochement des versements avec les factures : suivi des avis de paiement, des lettrages en lien avec le service comptabilité
* Assurer les relances clients sur les impayés
* Effectuer le suivi des dossiers contentieux et transmettre les documents demandés
* Contribuer au calcul du CA lors des clôtures dans le respect des délais : assurer l'ensemble des contrôles pour effectuer les corrections des FAE automatiques dans le respect des règles
* Clôturer les conventions
* Classer et archiver les documents des dossiers papier ou numérisés
Au sein d'une équipe ADV de 7 personnes et rattaché au Responsable ADV, vous avez pour missions :
* d'établir et de suivre les factures en lien avec les conventions correspondant à un périmètre géographique et/ou commercial défini
* d’assurer la fiabilité et l'exhaustivité de la facturation
* d’assurer le recouvrement amiable par la mise en œuvre de relances clients de premier niveau
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