Sous la tutelle hiérarchique du DGS, Le /La Référente Service à la population est le premier interlocuteur au sein de la commune. Garant-e des services à la population, première vitrine de la commune, il - elle met en œuvre et optimise l'offre et la qualité des services proposés aux administrés. Il-Elle joue le rôle d'interface entre administrés, élus et services internes de la collectivité.
Missions principales :
Accueil et accompagnement des usagers :
Accueil physique et téléphonique du public
Renseignement et orientation du public sur tous les services de la commune
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations sur les panneaux d'affichages et autres
Référent communication : gestion du site internet, cohérence des supports de communication selon la charte graphique
1er accueil en urbanisme
Gestion des démarches administratives :
Gestion des courriers entrants / sortants
Rédiger des documents administratifs clairs et synthétiques (1er niveau de rédaction des réponses aux courriers des administrés)
Suivi de la traçabilité des courriers administratifs entrant / sortant
Gestion des parapheurs internes
Gestion des réservations de salles de la commune
Gestion des Elections : mise à jour de registres, inscriptions, organisation des bureaux de vote, contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement), rédaction PV d'élections,
Organisation du recensement de la population
Gestion des demandes d'état civil
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
Établissement des dossiers de mariage
Tenue administrative des registres d'état civil
Gestion des demandes d'aides pour les personnes âgées :
Renseignements et informations familles pour les aides à domicile, les droits des personnes âgées
Interface avec les services du département et les assistantes sociales référentes
Recensement des demandes
Coordination du service
Mettre en place des outils de pilotage (plannings, indicateurs d'activité, tableaux de bord).
Amélioration continue de la qualité de service
Proposer et mettre en œuvre des actions d'amélioration de l'accueil et de la relation à l'usager.
Participer à la dématérialisation des démarches administratives.
Veiller au respect des délais, des procédures et de la réglementation en vigueur.
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