Assistant(e) office manager h/f anglais bilingue

DEFINITION DES TACHES

En étroite collaboration avec l'office manager, l'assistant(e) devra apporter un soutien organisationnel et administratif au bureau parisien :

Accueil / Fonctionnement du bureau

* Réception : accueillir les visiteurs
* Gestion des salles de réunion
* Maintenir les salles de réunion
* Gérer les calendriers des salles, y compris les réservations

Logistique

* Réserver les coursiers
* Envoyer / recevoir / dispatcher colis et courrier
* Archivage interne et externe

Assistance avec les fournisseurs locaux

* S'assurer que les espaces café / salles d'impression soient approvisionnés
* Passer les commandes de fournitures, petit matériel et livres
* Gérer la boîte mail administrative du bureau de Paris

Fonctionnement du bureau

* Aider lors des déménagements internes
* Préparer le poste de travail des nouveaux arrivants
* Signaler au/à la Responsable de bureau les petits travaux à effectuer
* Coordonner les petits travaux avec les prestataires, sous supervision du/de la Responsable de bureau

Soutien au/à la Responsable de bureau dans divers projets et tâches

* Événements internes : soutien logistique pour les grands événements
* Projets RH et protocoles quotidiens
* Projets liés au bureau : assistance lors de travaux plus importants, si nécessaire
* Projets de bonnes pratiques : aide à la documentation (protocoles, bases de données) sous supervision du/de la Responsable de bureau
* Projets opérationnels : soutien à des projets comme l'archivage