Sous la responsabilité du Directeur, du Directeur adjoint ainsi que sous la responsabilité fonctionnelle de la Cadre administrative, le Secrétaire administratif polyvalent joue un rôle transversal clé au sein du service administratif et de Direction. Il assure le bon fonctionnement administratif de l'établissement par sa capacité à intervenir en soutien ou en relais auprès des différents secrétariats : services, équipes, Direction et accueil.
Il garantit la fluidité des échanges, la rigueur des processus, et contribue activement à la mise en œuvre des missions de l'établissement dans le respect du cadre judiciaire de la protection de l'enfance.
Soutien administratif transversal
- Participation active aux réunions internes et partenariales,
- Prise de notes et rédaction de comptes rendus,
- Rédaction et mise à jour de procédures internes,
- Appui administratif aux projets du service de direction,
- Réalisation de tâches administratives diverses selon les besoins exprimés,
- Accueil, accompagnement et formation des stagiaires et remplaçants secrétariats.
Secrétariat d'archives
- Tri, classement et enregistrement des dossiers clôturés selon les protocoles,
- Suivi des archives en entrepôt externe,
- Relations avec les archives départementales,
- Accueil et accompagnement des partenaires/usagers pour la consultation des dossiers,
Soutien au secrétariat de service
- Traitement du courrier « arrivée/départ » (rapports, décisions, notes.),
- Traitement administratif des décisions judiciaires,
- Création et suivi des dossiers sur les logiciels métiers (SILAO, UNIT NG).
Soutien aux secrétariats d'équipe
- Accueil téléphonique, traitement des demandes des usagers et partenaires,
- Gestion administrative des dossiers usagers (papier et numérique),
- Frappe et mise en forme de documents (rapports, notes, courriers),
- Paramétrage et suivi des virements MJAGBF,
- Mise à jour des tableaux de bord (quotas, étapes des mesures, etc.),
- Suivi des plannings d'équipe (réunions, audiences, congés).
Relais du secrétariat d'accueil
- Ouverture/fermeture de l'accueil et des espaces dédiés,
- Accueil téléphonique, gestion des messages et courriels,
- Affranchissement et enregistrement du courrier,
- Traitement de la boîte mail de l'établissement,
- Soutien administratif aux autres services (frappe, scans, corrections).
Appui au secrétariat de direction
- Participation aux instances de pilotage administratif,
- Co-rédaction et actualisation des procédures administratives,
- Soutien ponctuel à la direction selon les besoins.
- Création, diffusion et archivage de supports (notes d'information, newsletters.)
- Actualisation de supports numériques via Canva, Adobe, SharePoint, site web
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