Placé(e) sous l'autorité du directeur général et de la directrice adjointe, les missions de l'assistante de direction en alternance sont :
- Assurer l'interface avec l'interne et l'externe
- Produire tous documents
- Contribuer au bon fonctionnement du service intérieur
- Traiter des dossiers ponctuels
- Préparer, traiter et suivre les dossiers administratifs
- Classer et archiver
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser
- Assurer la logistique des réunions, séminaires, colloques
- Entretenir des relations avec les partenaires
- Assister les cadres dirigeants dans l'organisation quotidienne du son travail
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
Liens internes :
- Services centraux du CROUS
- Unités de gestion restauration et hébergement
- Direction des ressources humaines
Partenaires externes :
- Prestataires externes
- Institutions publiques et privées partenaires du CROUS
Contraintes particulières du poste :
- Éventuelles plages horaires variables lors la tenue de réunions ou événements à caractère exceptionnel
- Rattachement à deux personnels de direction et coordination fonctionnelle avec une secrétaire titulaire
- Appui ponctuel au service RH selon les dossiers partagés en commun par la direction générale et la direction des ressources humaines
Volume horaire :
35h / semaine au prorata du taux horaire prévu dans le contrat d'apprentissage.
Compétences attendues
Savoirs :
- Niveau très satisfaisant de maîtrise des outils de bureautique : tableur, traitement de texte, présentation assistée par ordinateur- Compréhension et maîtrise des règles typographiques et orthographiques- Très bon niveau de français écrit et oral- Compréhension des principes généraux relatifs au service public- Des connaissances de base en droit public seraient appréciées
Savoir-faire :
- Apporter une réponse personnalisée et rendre compte- Réaliser des synthèses- Rédiger et mettre en forme les documents- Évaluer et hiérarchiser des besoins- Classer et ordonner- Structurer son travail et mettre en oeuvre règles et procédures- Savoir planifier et respecter les délais- Savoir rendre compte- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels- Capacité d'expression et aisance d'élocution
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