Assistant(e) administratif - adv (h/f)

Dans le cadre de notre activité, nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif - ADV (H/F) basé(e) à Eysines (33), en CDI à temps complet.

Société :

Hécate Opéra est née d'une ambition simple et forte : rassembler toutes les fonctions support des sociétés détenues par le Groupe Hécate Atlantique (AIS ELEC, SCALEC, BMS, ABYS NAVIGATION) pour accompagner leur développement avec agilité, cohérence et maîtrise.

Hécate Opéra coordonne les fonctions de comptabilité, ressources humaines, secrétariat, qualité, sécurité et environnement, ainsi que des fonctions logistiques, soutenant ainsi la réussite des projets des sociétés accompagnées.

Chez Hécate Opéra, nous croyons que la performance naît de l'équilibre entre expertise technique, intelligence collective et sens du service.

Descriptif du poste :

Vos principales missions seront les suivantes :

- Assurer l'accueil des clients et autres intervenants
- Réceptionner et orienter les appels téléphoniques
- Trier et dispatcher le courrier aux collaborateurs ou services de l'entreprise
- Rédiger et poster des courriers
- Mettre au propre des relevés d'isolement
- Effectuer la facturation en fonction des devis et des comptes rendus de travaux fournis par les Chargés d'Affaires, Conducteur de Travaux, Responsable d'Etablissement ; vérifier les coefficients
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers
- Prendre en charge le contenu de la pharmacie, le stock administratif, les fournitures de bureau, etc.
- Assurer la gestion administrative des dossiers
- Compléter les fiches des nouveaux clients sur l'ERP
- Transmettre le matériel (clé café, téléphone, matériel administratif...)
- Être l'interlocuteur pour les fontaines à eaux et machines à cafés et tout prestataire extérieur intervenant pour l'entreprise
- Enregistrer et suivre les commandes via l'ERP
- Assurer les relations avec les clients (suivi, relances, informations, etc.)
- Traiter les factures (émission, contrôle, suivi, etc.)
- Suivre les approvisionnements et stocks en lien avec la logistique
- Communiquer avec les fournisseurs et clients pour garantir la fluidité des opérations
- Mettre à jour les bases de données clients et indicateurs de performance
- Préparer les reportings ADV (chiffre d'affaires, délais, etc.)

Profil recherché :

Rigoureux(se), polyvalent(e) et très organisé(e), vous avez un excellent sens du relationnel. Votre autonomie et votre réactivité vous permettront de mener à bien les missions qui vous seront confiées.

Vous disposez d'un niveau d'anglais professionnel et maîtrisez le Pack Office. La maîtrise de l'ERP Everwin GX serait un plus.

Idéalement titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2, vous justifiez d'une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire.


Conditions :

- Type de contrat : CDI à temps complet - 35 heures hebdomadaires
- Date de prise de poste : février / mars 2026

Poste ouvert aux personnes handicapées, nous garantissons l'égalité des chances et nous engageons en tant qu'employeur à créer un environnement de travail inclusif.

Cette offre vous intéresse ? Postulez dès à présent !