Gestionnaire administratif f/h

À propos de nous

Rejoindre l’INSA Lyon, c’est faire partie d’une communauté où la passion, les idées et l’innovation se côtoient au quotidien !

Administration handi-accueillante, attachée à la mixité et à la diversité, l’INSA Lyon est la première école d’ingénieurs de France. Elle accueille plus de 6 000 étudiants par an et compte environ 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs, plus de 600 personnels administratifs et techniques et 650 doctorants.


Mission

Le Département Génie Industriel (GI) recrute son/sa futur.e Gestionnaire administratif F/H ! Vous rejoindrez une équipe de trois personnes qui travaillent au service des enseignants et des étudiants.

Vous participez à la gestion administrative du département, notamment en coordonnant les expériences en entreprise et en élaborant les supports de communication internes et externes.

* Type de contrat : CDI (temps plein, 36h45/semaine).

* Localisation du poste : Campus LyonTech - La Doua (Villeurbanne).

* Date de prise de poste souhaitée : dès que possible.

* Salaire mensuel brut envisagé : de 1 930€ à 2 380€ (modulable selon expérience).

* Poste ouvert aux titulaires et aux contractuel·les (catégorie B - TECH).


Activités principales

* Vous êtes en charge du travail préparatoire de la scolarité :

o Paramétrage du logiciel Pégase pour l'année universitaire à venir,

o Gestion des inscriptions pédagogiques des élèves-ingénieurs pour chaque semestre et de leur affectation dans des groupes,

o Mise à jour et diffusion du référentiel de compétences.

* Vous assurez le secrétariat des expériences en entreprise des élèves-ingénieurs (stages industriels de 4ème année et PFE en 5ème année) :

o Rôle d'interlocuteur administratif privilégié pour les élèves et leur entreprise d'accueil,

o Contrôle des points légaux en lien avec la Direction des Affaires Juridique, édition des conventions et avenants, suivi de leur circuit de signatures.

o Gestion des tableaux de bord et de la logistique d'organisation des soutenances,

o Recueil des feuilles d'évaluation et des notes, archivage des documents.

* Vous êtes responsable de la communication du département (en lien avec la Direction de la Communication) :

o Rédaction et édition de tous les supports de communication du département,

o Mise à jour du site internet GI, rédaction et envoi des newsletters du département.


Activités secondaires

* Organisation logistique des évènements du département,

* Gestion de bases de données (mailing, envoi d'informations),

* Secrétariat du département (bons de commande, traitement de factures, suivi des règlements).


Profil

* Baccalauréat a minima. Idéalement complété par un BTS/BUT (en gestion administrative ou spécialité approchante),

* Maitrise approfondie du Pack Office (Excel en particulier),

* Connaissance des outils métiers appréciée (Pégase, Jumplyn….),

* Rigueur et sens de l'organisation,

* Aisance relationnelle, capacité à interagir avec une pluralité d'interlocuteurs,

* Qualités rédactionnelles,

* Esprit d'équipe et sens du reporting.


Conditions de travail

Notre environnement de travail concilie vie personnelle et vie professionnelle :

* 25 jours de congés + 19 jours de RTT

* Temps de travail hebdomadaire : 36h45 (possibilité de travailler sur 4.5 jours pour un temps complet)

* Accord de télétravail

* Accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus de la Doua

* Accès aux restaurants du campus à tarifs préférentiels

* Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%. Nous encourageons également la mobilité douce en proposant un « forfait mobilités durables » pour les collaborateurs venant travailler en vélo/trottinette.

* Établissement labellisé DD&RS – Développement Durable et Responsabilité Sociétale.


Processus de recrutement

Suite à l'évaluation positive de votre profil, nous vous inviterons à un premier entretien avec la Directrice des études département et des enseignants puis un second entretien avec le Directeur département GI.

Une fois les termes acceptés, le processus d'embauche peut prendre jusqu'à trois semaines.


Et maintenant ?

Cette mission vous intéresse ? Postulez dès maintenant en nous envoyant votre CV ET lettre de motivation (en un seul fichier .pdf).

Si vous avez des besoins spécifiques pour vous rendre à cet entretien, nous vous invitons à nous le signaler.