Assistant.e du cabinet de la présidence

À propos de nous

L’Université Jean Monnet offre une large gamme de formations en phase avec la société et son territoire et propose une recherche de qualité. Organisée autour de 5 sites stéphanois, l’Université accueille près de 20 000 étudiants et 1 650 personnels. Elle est composée de 5 facultés, 4 instituts, un département d’études politiques et territoriales (DEPT), une école d’Economie, une école d’ingénieurs, 6 écoles doctorales, 34 équipes de recherche et 5 structures fédératives de recherche.


Mission

MISSIONS

Il/elle assure des fonctions polyvalentes de secrétariat administratif, technique et logistique. Il/elle met tout en œuvre pour assurer le bon déroulement quotidien de l'agenda du Président.

Il/elle assure un appui administratif pour les quatre Vice-présidents centraux et pour la Directrice de Cabinet.

Ses activités sont articulées avec celle du secrétariat du Directeur Général des Services.

Loyal(e) et discrèt(e), il/elle contribue activement à la cohésion et la continuité de service du Cabinet de la Présidence dans un esprit de travail collectif.

ACTIVITES
- Mettre en œuvre l’agenda du Président et des quatre Vice-présidents centraux contrôler et suivre les échéances
- Assurer la gestion et le suivi de la boite mail générique « présidence »
- Assurer l’appui administratif de la Directrice de cabinet
- Organiser les réunions et les séminaires de l’équipe présidentielle
- Organiser les déplacements professionnels du Président et en appui, ceux des Vice-présidents centraux, et assurer le soutien technique et logistique de ces déplacements
- Organiser la représentation du Président dans ses mandats extérieurs et aux conseils des structures internes, gérer les renouvellements de mandats
- Etablir les Ordres de mission et veiller à leur suivi et établir les bons de commande et liquidation des frais de déplacements du Président, de la Directrice de cabinet et des Vice-présidents centraux
- Participer à mettre en œuvre le calendrier des différentes instances en lien avec les Directions et Services concernés : Bureaux, conseils centraux, conférences budgétaires
- Répondre aux demandes d'information endogènes et exogènes relevant du périmètre du Président et des Vice-présidents centraux
- Traiter le courrier postal en lien étroit avec le Secrétariat de la Direction générale des Services
- Rédiger les courriers courants
- Contrôler les parapheurs mis à la signature du Président, en assurer la bonne circulation
- Coordonner le suivi des recours étudiants reçus directement à la présidence, ou reçus des composantes, en lien avec la Direction de la Formation et de l’Insertion Professionnelle et la Direction des affaires juridiques
- Assurer le suivi du budget du cabinet de la présidence en lien avec la Directrice de cabinet
- Actualiser le carnet de contacts du Président et la liste « Protocole » en lien avec la Direction de la Communication


Profil

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
- Faire preuve d'adaptabilité dans sa communication en ajustant son discours en fonction du niveau et des attentes de ses interlocuteurs
- Maîtrise des outils bureautiques (packOffice, messagerie, agenda Outlook, internet...)
- Maîtrise des techniques de secrétariat, gestion administrative, accueil, classement
- Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable
- Sens de l’organisation, de l’anticipation, implication en étant proactive
- Savoir rendre compte
- Curiosité intellectuelle
- Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini
- Connaître le processus décisionnel propre aux universités
- Connaître les différentes délégations de signature et leur périmètre
- Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine : 3 ans

NIVEAU D’ETUDES MINIMUM REQUIS
Niveau : Bac+2 / Licence

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
Les activités listées sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées. Activités contraintes par un haut niveau de confidentialité, et une disponibilité importante