Collaborateur administratif/collaboratrice administrative

Vous êtes un pilier de l'organisation, vous aimez être sur divers projets et avoir des responsabilités ? Nous recherchons un(e) Chargé(e) Administratif(ve) pour renforcer nos équipes.

Créée en 2004, Invivoo est une société de conseil historiquement spécialisée dans la finance de marché. Elle exploite ses expertises technologiques et métiers pour accompagner ses clients dans le secteur de la banque, de la finance et de l’assurance, pour la réussite de leurs projets. Nous sommes plus de 200 collaborateurs, ambassadeurs de nos valeurs : proximité, engagement, questionnement, plaisir .

Votre rôle se découpera en quatre volets :

Support à l’Administration des Ventes (ADV) :

* Saisie et suivi des commandes clients / facturation.
* Mise à jour des bases de données clients, contrats, conditions tarifaires, documents légaux.
* Coordination avec les équipes commerciales pour le recouvrement.

Support au service Comptabilité :

* Préparation et classement des pièces comptables (factures, notes de frais, justificatifs bancaires).
* Suivi des règlements fournisseurs et clients.

Gestion des Services Généraux :

* Commande et suivi des fournitures, équipements, prestations de maintenance.
* Gestion des prestataires externes (ménage, sécurité, maintenance, etc.).
* Soutien administratif et opérationnel au Président.

Tâches transverses et coordination IT :

* Suivi des demandes d’équipement informatique pour les nouveaux arrivants (PC, téléphone, écran, VPN…).
* Coordination avec la DSI pour la création des comptes utilisateurs (AD, messagerie, outils métiers…).

Votre profil :

* Vous justifiez d'une expérience sur un poste administratif polyvalent, idéalement en ESN ou en fonctions support.
* Vous maîtrisez parfaitement la Suite Office (Excel, Word, Outlook) et avez de solides bases en comptabilité et gestion administrative.
* Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre proactivité. Votre discrétion, votre excellent relationnel et votre esprit d'équipe sont des atouts majeurs.

INVIVOO c'est aussi :

🌱 Notre programme d'entreprise, Grow Together, permet une montée en compétence et un accompagnement tout au long de votre carrière.

🧑🏻‍🎓 Invivoo Academy pour accéder à de nombreuses formations.

🚀 Un poste transverse avec une vision 360° sur l’ensemble des activités d’un cabinet de conseil et un management transversal.

🚌 Un remboursement de 100% des frais de transport.

💳 La carte Swile, donne accès à des titres restaurant et des dizaines de deals à disposition sur l’app dédiée : cinéma, parcs d’attractions et plus encore...

🏋️ Un partenariat avec Gymlib pour bénéficier de + 300 activités sport et bien-être chez + 4 000 partenaires à des prix réduits.

😊 Invivoo s’engage pour l’inclusion dans l’emploi : nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

🌸 Un cabinet soucieux du bien-être de ses collaborateurs (baromètre social, ateliers de prévention, engagement RSE…)

🌟 Une vie interne riche et dynamique avec de nombreux events professionnels, sportifs et festifs et bien plus encore !

Le processus de recrutement :

* Une préqualification téléphonique.
* Un premier entretien avec deux membres de l'équipe RH et Administrative.
* Un deuxième entretien avec la Responsable Gestion.

Salaire : 26k€ à 32k€