Description entreprise :
Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.
Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.
Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.
Le Groupe Hospitalier Sud est le plus récent des trois sites hospitaliers du CHU de Bordeaux. Il dispose de 4 implantations géographiques : trois à Pessac : l’hôpital Haut-Lévêque, l’hôpital Xavier Arnozan, l'EHPAD Les jardins de l'alouette ainsi que l'EHPAD de Lormont.
Le Groupe Hospitalier Saint-André est situé au cœur de la ville de Bordeaux, il regroupe l’Hôpital Saint-André, l’aîné des établissements du CHU de Bordeaux, ainsi que le Centre Jean Abadie.
La Direction Générale, située à Talence, rassemble l’ensemble des Directions Fonctionnelles du CHU de Bordeaux.
Description du poste :
Mission(s) générale(s)
- Participer aux activités du département de la scolarité en recueillant et traitant les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
- Contribuer au bon fonctionnement de l’institut / école
Principales activités
- Activités administratives
§ Accueil, information, renseignement et orientation des publics (étudiants, partenaires, publics extérieurs) : accueil physique, traitement des demandes téléphoniques et par mail.
§ Gestion du courrier : enregistrement, diffusion, rédaction, classement.
§ Gestion et suivi des demandes d’interventions de maintenance.
§ Recensement des besoins de matériels et consommables et gestion des commandes (Cpage, Lyreco).
§ Suivi des effectifs des promotions (en lien avec la Région Nouvelle-Aquitaine et la coordination des écoles de l’IMS).
§ Gestion des bases de données.
§ Gestion et co-instruction des demandes de financement et suivi des assiduités mensuelles (EP, Kairos, OPCO, TRANSITION PRO, Conseil Régional, …).
§ Constitution des dossiers de déclaration des accidents de travail des étudiants / élèves (Net Entreprises)
§ Création et mise à jour de la formation sur EDOF.
§ Collecte des règlements des droits d’inscription et frais de scolarité, établissement du bordereau d’enregistrement des paiements et suivi des paiements (sous-régisseur).
§ Gestion et suivi des vacations.
§ Contribution à la réponse aux enquêtes (Santé Ecole, DGOS, DRESS, SOLSTISS, etc... ).
§ Contribution à l’organisation des instances de l’institut : établissement de l’ordre du jour, envoi des convocations et dossiers portés à l’examen de l’instance aux membres et aux élèves et étudiants, vérification de l’obtention du quorum, préparation de la salle et des chevalets. Rédaction du compte-rendu de l’instance : rapport des échanges et des décisions de l’instance. Edition et expédition des notifications de décisions des instances.
- Gestion administrative de la scolarité
- Gestion des inscriptions pour la rentrée en conformité avec la règlementation (quotas).
Suivi du dossier administratif de rentrée (vérification conformité, complétude et cohérence dossier papier/dossier numérique).
Suivi des inscriptions universitaires.
- Suivi du dossier pédagogique de l’apprenant :
Contribution à la constitution du dossier pédagogique.
Veille à la conformité du dossier pédagogique jusqu’à la présentation au diplôme d’Etat.
Suivi des évènements du parcours dans les outils de reporting et dans le dossier pédagogique.
- Gestion des évaluations
Production des documents afférents au regard du calendrier des évaluations au cours de l’année universitaire (grilles QCM, mise en forme, reprographie des sujets)
Préparation des salles.
Aide à la surveillance des examens.
Lecteur scripteur pour les apprenants en situation de handicap.
Envoi des copies aux correcteurs.
Aide à la saisie des notes.
Edition des récapitulatifs de semestres, de passage d’année.
Edition des tableaux de notes en vue de l’instance de validation des résultats.
- Gestion des stages Edition des courriers de mise en stage, des conventions de stage, des documents de stage de l’étudiant (attestation de présence en stage, feuille d’évaluation)
Suivi du retour des conventions et des documents en lien avec le stage.
Traitement des documents au retour de stage (classement de l’ensemble des documents dans le dossier individuel de l’étudiant en lien avec le stage).
- Gestion des mouvements des effectifs de promotion
Suivi et traitement des interruptions de formation, des réintégrations, des demandes d’intégration par voie de mutation.
- Gestion de la diplomation
Identification dans Odessa des candidats à la diplomation au regard des consignes de l’équipe pédagogique, collecte des documents nécessaires à la présentation à la diplomation.
Saisi des résultats dans Odessa et les transmettre à la DREETS.
Suivi de la complétude des dossiers pédagogiques en vue de la diplomation.
Edition des documents afférents : fiches de synthèse des résultats, Diplôme d’Etat, Europass.
- Gestion des concours et sélection
Traitement des dossiers des candidats par la voie de la Formation Professionnelle Continue.
Réception et vérification des dossiers FPC.
Edition des convocations.
Missions spécifiques/Particularités du poste
- Communication
Mise à jour le site Internet selon les consignes de la direction
Participation aux journées portes ouvertes, salon étudiant
- Organisation générale de l’IMS
Participation aux réunions de coordination des départements de scolarité des écoles et instituts de l’IMS
Participation aux réunions de la coordination administrative et financière des écoles et instituts de l’IMS
Participation aux groupes de travail de l’IMS
Profil recherché :
Pré-requis au poste
Maitrise de Excel
Expérience souhaitée en gestion administrative au sein d’un institut de formation
APTITUDES attendues (SAVOIR-FAIRE)
* Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
* Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
* Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
* Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
* Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
* Travailler en équipe / en réseau
* Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
CONNAISSANCES attendues
* Accueil téléphonique
* Bureautique
* Classement, archivage
* Logiciels spécifiques de scolarité
* Gestion administrative
* Communication / relations interpersonnelles
* Référentiel de formationTechnologies de l’information et de la communication (NTIC)
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