Description entreprise :
Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d'un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.
Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d'enseignement, de recherche et de prévention.
Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :
Soigner
Former
Chercher
Description du poste :
UN POSTE D'ASSISTANTE MEDICO ADMINISTRATIVE à temps complet 100% est à pourvoir au CHUGA Site VOIRON dès qye
Nouvel Hôpital de Voiron (NHV) site du GIE Groupement d'Imagerie du Voironnais 50% privé (Groupe du Mail), 50% public (CHUGA).
Missions principales :
Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des rdv d'imagerie, admissions, convocations, etc.)
Vérification et facturation des dossiers
Remises des résultats
Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient
Prise de rdv physique, par mail et par téléphone.
ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE :
Mise en place depuis septembre 2021 des nouvelles organisations sur le NHV.
Les missions du service des secrétariats médicaux seront amenées à évoluer lors du déploiement, sur le site de Voiron, de nouveaux logiciels, de nouveaux matériels et/ou évolution en matière d'édition et d'envoi de courriers.
Missions générales :
Accueil dans le RIS Xplore les patients externes et aide sur les bornes d'accueil du service (logiciel wiss).
Accueil dans pastel en plus, pour les patients des vacations du CHU.
Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, gestion des rdv en urgences, gestion des listes d'attentes, gestion des demandes par mail des correspondants)
Gestion des prescriptions d'imagerie et des transports pour les patients hospitalisés. (utilisation d'easily si besoin)
Facturation des dossiers du privé et du public avec règlement si nécessaire.
Vérification lors de la facturation de la saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
Tenue à jour du dossier patient
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
Prise de rdv physique, téléphonique et par mails des patients externes.
SAVOIR-FAIRE :
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Travailler en autonomie et en équipe, en relation avec de multiples interlocuteurs
Faire preuve de rigueur dans l'identification
Saisir et mettre en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux
Trier et diffuser courriers, dossiers et documents médicaux
Classer et archiver dossiers, documents médicaux et résultats d'examens
Se tenir au courant de l'évolution des techniques de secrétariat
compétences spécifiques
Droit des patients
Respect du patient et sens de l'éthique : neutralité de jugement et bienveillance pour les patients
Communication / relations interpersonnelles :
Capacité à communiquer au sein d'une équipe pluridisciplinaire
Respect de ses collègues de travail et des autres professionnels
Respect des règles collectives
Esprit d'équipe : écoute, échanges d'idées et de pratiques, sentiment d'appartenance au groupe pluri professionnel
Sens des responsabilités
Rigueur dans l'organisation du travail
Réactualisation des compétences
Sens de la communication
Respect des règles d'hygiène
Polyvalence attendue sur les missions
Compétences informatiques
Savoir être :
Maîtrise de soi, patience, écoute, faire preuve de diplomatie avec ses interlocuteurs
Capacités relationnelles
Discrétion
Diplomatie
Réactivité
Ponctualité
Adaptabilité
Disponibilité
Relations PROFESSIONNELLES :
Liens hiérarchiques :
Cadre de santé d'imagerie médicale de Voiron
Liens fonctionnels :
Equipe médicale et paramédicale du service d'imagerie
Contacts directs et permanents avec les usagers
Relations fréquentes avec l'ensemble des services hospitaliers
Relations avec tous les agents de l'établissement
Profil recherché :
Formation Secrétariat médical
Horaires :
Horaires : variables couvrant ne amplitude horaire de 7h à 20h du lundi au vendredi avec pause de 40 minutes pour le déjeuner hors temps de travail.
Astreintes / gardes : non
Travail dimanches et jours fériés : non
Contraintes particulières : répartition des absences (CA, RTT, FE, …) conformément à la réglementation et aux nécessités de service
Conditions générales :
Port de la blouse obligatoire
Tenue correcte et adaptée exigée
Facteurs de pénibilité :
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
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