Ama chefferie de service, universitaire secretaire medicale référente - h/f

Description :

I. OBJET
Exigence institutionnelle : Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité. II. CHAMP D’APPLICATION
• Secteurs : Centre Gérontologique Sud CGS, site Sud
• Pôle Humain en Mouvement Sud PHMS P19 III. ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE
1) Secrétariat de chefferie :
• Arrivée internes médecine et pharmacie et externes : livret d’accueil internes et externes à régulariser régulièrement
• Gestion planning des externes dont observations pédagogiques et jury clinique
• Psychologues : Transmission des congés à la cheffe de service et des formations à la cheffe de service + directeur délégué. Transmission des congés signés scannés aux référentes chronos des psychologues, CC à l’intéressée
• Habilitations des étudiants : cristalink, Easily et demande pour les badges
• En charge de l’accueil (suivre en amont de l’arrivée : préparation, si logement, vérification et arrivée des stagiaires selon personnes concernées -cadres, infirmière, médecin) et des plannings des étudiants et stagiaires du service
• Centralisation des communications de dossiers médicaux et gestion des contentieux : réponse à la direction générale, suivi, état des lieux
• Gestion du directoire du CGS
• Gestion des nouveaux projets (HDJ SMR, HDJ RAAC, USLD)
• Référent via trajectoire pour le service (mise à jour thésaurus)
• Coordination des enquêtes hébergement (EHPAD, USLD) en lien avec secrétariat
• Rapport d’activité, anticipation et suivi (Annuelle par UF, consultation mémoire et UCC, ANAP UMG, enquête nationale)
• Statistiques annuelles
• Mise à jour documents (livret accueil, contrat de séjour) en lien avec secrétariat
• Hébergement Astreintes médicales réceptionnées, mise à jour et transmission aux secrétaires pour affichage dans les services
• Commandes fournitures bureautiques et suivi
• Tickets travaux et interventions
• Commande matériel
• Gérer les habilitations informatiques
• Binôme régie
Fiche de poste 2/3
• Alimenter Outlook pour les RDV pour les médecins concernés
• Mise à jour annuaire interne (Intranet) et externe (site CHUGA)
• Actualisation régulière du classeur plan blanc dans casier (nums de tel, fiches réflexes
2) Référente des équipes de secrétariats médicaux:
• Management et coordination du personnel administratif : au total 10 agents répartis sur 3 niveaux
o Animer une équipe (gérer les conflits, motiver, recadrer, décider)
o Organiser des réunions d’équipes et en assurer le compte-rendu à la hiérarchie
o Organiser et planifier dans le but d’optimiser le travail dans les secrétariats
o Tendre à l’harmonisation des pratiques professionnelles
o Veiller à une répartition équitable des taches
o Favoriser la communication entre les différents secrétariats
o Valider, en premier examen, les demandes de congés et autres autorisations d'absence
o Organiser les remplacements d’agents
o Sélectionner des candidats pour le recrutement
o Assurer les évaluations du personnel : entretien individuel d'évaluation et notation annuelle
o Rédiger et actualiser les profils de poste
o Procéder au recensement des besoins de formation dans la cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi
o Encadrer les nouveaux personnels et les stagiaires
o Gérer les plannings (chronos) du personnel administratif.
• Assurer le suivi d’activité du service (tableaux d’activité, statistiques, etc…) et son exhaustiviité
• Accueil et suivi stagiaires AMA en lien avec centre de formation
• Rédiger, diffuser et actualiser des procédures et des protocoles
• Connaissances des différents postes de secrétaires et frappe CR si besoin et/ou aide ponctuelle
• Assurer le lien et la diffusion de l’information entre les différents intervenants
• Recensement annuel des besoins AMA en équipement hôtelier, travaux, QVT en lien avec Cadre Supérieur de gestion
• Travail collaboratif avec les 2 autres AMA référentes du pôle et le cadre supérieure de gestion (réunion mensuelle, formation flash à destination du personnel administratif, représentation du métier AMA )
3) Secrétariat universitaire :
• Lien avec la faculté et les étudiants de l’université notamment demande de personnes étrangères, avec la faculté de pharmacie, ERASMUS
• Planning des enseignements de la cheffe de service et médecin universitaire
• Gestion de la biblio : Programmation des personnes extérieures et communication aux médecins et cadres (ou autres professionnels concernés) du sujet abordé



Profil recherché :


V. QUALITES REQUISES SUR CE POSTE
✓ Maitrise des logiciels institutionnels
✓ Techniques de Management
✓ Qualités relationnelles
✓ Qualités rédactionnelles
✓ Esprit d’équipe
✓ Rigueur dans l’organisation du travail
✓ Autonomie et esprit d’initiative
✓ Esprit d’analyse et de synthèse
✓ Adaptabilité et capacité à prioriser
✓ Réactualisation des compétences
✓ Sens de la communication
✓ Respect de la confidentialité, discrétion, obligation de réserve
✓ Ecoute et disponibilité, sens...