Apporter un soutien administratif en assistant à la fois la responsable du service juridique et des assemblées et le responsable du service commande publique dans l'accomplissement de leurs missions. Poste contribuant au bon déroulement des procédures, la gestion des dossiers et le suivi des tâches administratives pour garantir l'efficacité et la fluidité du fonctionnement des deux services.
Contrat d'assurances et Affaires juridiques :
- Assurer le suivi administratif des sinistres et des dossiers juridiques de la Ville,
- Déclarer les sinistres auprès des compagnies d'assurances et en assurer le suivi,
- Rédiger les courriers et documents administratifs liés aux sinistres et contentieux,
- Être l'interlocuteur(trice) des assureurs, des services municipaux et des administrés,
- Mettre à jour et suivre les tableaux de bord relatifs aux sinistres et aux contentieux,
- Participer, le cas échéant, aux expertises (présence, préparation des éléments, suivi),
- Gérer et tenir à jour les registres des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés).
Gestion des assemblées :
- Préparer et diffuser les convocations du Conseil municipal (élus, services concernés, partenaires),
- Relire et mettre en forme les projets de délibérations et documents soumis au Conseil municipal, dans le respect des règles formelles,
- Relire et mettre en forme les procès-verbaux des séances du Conseil municipal avant validation,
- Assurer la télétransmission des délibérations et actes réglementaires via les plateformes dédiées (Préfecture),
- Assurer la publication électronique des délibérations et actes, conformément aux obligations légales de publicité et de transparence,
Gestion des logements et des copropriétés de la Ville
- Assister le Responsable des affaires juridiques dans la gestion courante des logements communaux ainsi que des copropriétés dont la Ville est membre.
ACTIVITÉS - RESPONSABLE DE LA COMMANDE PUBLIQUE :
- Assurer le suivi administratif des marchés publics, sur l'ensemble de la procédure jusqu'à l'exécution des contrats,
- Enregistrer et suivre les procédures de marchés publics sur les plateformes dématérialisées Maximilien et CIRIL,
- Préparer les documents administratifs liés aux procédures : procès-verbaux, convocations, actes afférents, etc..
- Participer à la rédaction des courriers à destination des entreprises (courriers d'attribution, de notification, etc.),
- Mettre à jour et exploiter le tableau de bord de suivi des marchés afin d'anticiper les échéances (dates de début, de fin, de renouvellement),
- Assurer le suivi administratif de l'exécution des marchés (déclarations de sous-traitance, révisions et actualisations de prix),
- Apporter un appui administratif et opérationnel au responsable de la commande publique dans l'exercice de ses missions.
Suivi budgétaire :
- Préparer les bons de commande,
- Apporter aide au suivi du budget des services.
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