Secrétaire d'accueil (h/f)

Poste : Secrétaire d'accueil Service à la Protection des Majeurs

Accomplir les tâches courantes d'accueil :
* Assurer la tenue du standard du SPM
* Transmettre les informations verbales et écrites aux personnes concernées
* Accueillir les personnes
* Effectuer la frappe de divers courriers et documents
* Réceptionner les livraisons
* Envoyer les relevés bancaires des majeurs protégés (pour les banques autres que le Crédit Coopératif)
* Assurer la permanence téléphonique le mardi selon la fréquence prévue par l'organisation de service
* Traiter les messages du répondeur et transmettre les informations aux personnes concernées
* Gérer le planning voiture
* Répertorier les visiteurs et les remises d'argent
* Effectuer la prise de rendez-vous pour le compte des mandataires
* Effectuer la mise sous pli du courrier sortant, l'affranchissement et l'enregistrement.

Assurer la Gestion électronique des données dans les délais impartis :
* Réceptionner et contrôler le courrier entrant, l'enregistrer
* Ouvrir le courrier et le répartir en fonction des thèmes, l'étiqueter, le scanner, contrôler l'affectation puis assurer la retransmission des originaux aux personnes concernées si besoin
* Archiver les documents
* Enregistrer les FAX sortant
* Effectuer les liasses d'ouverture et les courriers relatifs à l'ouverture de nouvelles mesures, en lien avec le secrétariat
* Enregistrer les mails entrants et sortants transmis par les mandataires

Date de prise de poste : 02/06/2025

Rémunération :
En référence à la Convention Collective National du 15 mars 1966 : Agent Administratif Principal - Coef 403 de base (soit à partir du SMIC). Une reprise d'ancienneté sera opérée conformément aux dispositions de la CCN66.

Condition d'accès à l'emploi :
- Accessible avec Niveau 3 (anciennement V - BEP).
- Expérience professionnelle souhaitée.

Savoirs :
-Connaître les techniques de secrétariat,
-Connaître les normes rédactionnelles des documents.
-Connaitre les modalités d'accueil

Savoir-faire :
-Savoir utiliser les outils informatiques,
-Savoir rédiger les courriers,
-Savoir organiser son temps de travail.

Savoir-être :
-Capacité à respecter la confidentialité,
-Capacité à travailler en équipe,
-Capacité à véhiculer une image positive de l'Association.