Vos missions en quelques mots Il est chargé d'assister le Directeur et le Directeur adjoint de la Direction de l’enfance et de la Famille afin d'optimiser la gestion de leurs activités, à savoir : Appui dans la gestion de leur activité : accueil téléphonique, gestion de la messagerie, gestion des agendas, organisation de déplacements, Appui à la gestion administrative : préparation de réunions / gestion et suivi des parapheurs, rédaction d’écrits en lien avec les outils de la collectivité ( Air Délib, Airs Courrier notamment), Coordination et centralisation des informations et dossiers de la direction et les partenaires externes, Il participe et anime des réunions collégiales entre les différentes assistantes de services de la DEF. Il peut prendre en charge le suivi de dossiers confidentiels ou d’évènement particuliers y compris RH. Il apporte ponctuellement un soutien à la conseillère technique concernant l’organisation de travaux transversaux ou d'évènements spécifiques. L’agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs. Il assure des permanences en lien avec les assistantes de direction de la Direction Générale Adjointe des Solidarités. Accueil téléphonique Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution) Organisation et planification de réunions Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique Rédaction de comptes-rendus Rédaction de courriers Rédaction de documents administratifs Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe Suivi de tableaux de bord Tri, classement et archivage de documents Réception, traitement et diffusion d'informations Suivi du courrier du cadre ou de l'élu Gestion de plannings Collecte et traitement d'informations, organisation de bases de données Coordination et instruction de projets et d'études Profil recherché Savoirs: Connaissance des différents outils et usages internet Connaissance des différents services et des différentes missions du Département Connaissance des institutions Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page) Connaissance des techniques de conduite de projet Connaissance des techniques de prise de note rapide Connaissance des circuits de transmission des documents Connaissances de dispositions juridiques dans son domaine Savoir-faire: Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie Analyser des informations professionnelles Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions Ecouter et reformuler les demandes Filtrer les appels téléphoniques Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités Orienter les appels téléphoniques Rédiger des écrits professionnels Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams) Concevoir des procédures Savoir-être: Faire preuve du sens de la communication et du contact Faire preuve du sens des responsabilités Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe Faire preuve d'un esprit d'analyse et de synthèse Se montrer attentif à son environnement de travail Se montrer force de propositions Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence Faire preuve de rigueur et de méthode Faire preuve d'autonomie Faire preuve de discrétion Faire preuve d'initiatives Diplômes et niveaux d'expérience requis : BAC 2, expérience supérieure à 3 ans Baccalauréat, expérience supérieure à 5 ans
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