Encadrant des secrétariats médicaux f/h

Informations générales Entité de rattachement du publieur Situé à Villejuif (94), l'hôpital Paul-Brousse AP-HP assure une prise en charge médico-chirurgicale de référence des pathologies hépatobiliaires et oncologiques ; c'est le premier centre national de transplantation hépatique. Il propose une offre de soins variée : grand âge, addictologie, psychiatrie et TCA. Il est doté d'un plateau technique performant de biologie de proximité et de biologie spécialisée (2 centres nationaux de référence en virologie – hépatites et infections périnatales – et oncogénétique à visée thérapeutique). Date de parution 10/01/2026 Métier Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat Intitulé du poste Encadrant des secrétariats médicaux F/H Type de contrat Titulaire ou CDI Rémunération indication en brut Télétravail Non Présentation du service La Direction des Opérations et de la Performance est chargée de mettre en œuvre la stratégie d’amélioration des organisations. Dans ce cadre, la DOP recrute des coordonnateurs/coordonnatrice des secrétariats médicaux pour structurer, à l’échelle de chaque hôpital du Groupement Hospitalo-Universitaire (GHU) Paris-Saclay, le fonctionnement des secrétariats médicaux. Membre d’un collectif de 6 coordonnateurs répartis sur chaque site, le/la candidat(e) retenu(e) aura à accompagner les secrétariats médicaux sur tous les aspects, du fonctionnement quotidien au déploiement des projets institutionnels. Le/la coordonnateur/coordonnatrice travaillera en lien avec les responsables de la transformation numérique sur le déploiement des projets institutionnels (prise de rendez-vous, reconnaissance vocale, …) et sous la responsabilité hiérarchique de la responsable de la coordination des secrétariats médicaux du GHU. Vos missions Planifier, organiser et piloter les activités des secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies. Management des ressources humaines Encadrement de proximité des secrétariats médicaux pour les sites de Paul Brousse et Bicêtre (DMU 1, 4, 6, 7, 11 et 12) Analyse et gestion du Tableau Prévisionnel des Effectifs Rémunérés Recrutement et sourcing Animation des équipes Accueil des nouveaux arrivants/stagiaires Gestion des demandes de paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d’activité Gestion des plannings et du temps de travail Gestion, Évaluations et Développement des agents Accompagnement des carrières Assurer une veille documentaire – Transmission des informations Management de la qualité Suivi des indicateurs d’activité et de performance des secrétariats/mise en place d’actions d’amélioration si nécessaire Analyse des modes de fonctionnement par secteur, diffusion des bonnes pratiques et accompagnement à leur mise en œuvre Participation aux comités et groupes de travail qualité Contrôle et suivi de la qualité des prestations Management des organisations Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d’activité Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements Mise en œuvre des politiques institutionnelles, accompagnement à la conduite de changement Profil recherché PRÉ-REQUIS Diplôme d'Etat requis : Bac à Bac3 Corps et/ou grade cible : AMA (Assistant médicaux admnistratif) /ACH (adjoint des cadres hospitaliers) EXPÉRIENCE REQUISE - Expérience obligatoire en qualité d'AMA (à minima 10 ans) - Expériences diversifiées - Expérience d'encadrement appréciée - La connaissance du milieu hospitalier est indispensable Connaissances requises : - Communication/relations interpersonnelles - Droit de la santé - Évaluation de la charge de travail - Gestion administrative, économique et financière - Management- - Risques et vigilances - Stratégie et organisation/conduite du changement Horaires de travail Cadre au forfait Les avantages de l'AP-HP Schéma Horaire Jour Temps de travail Administratif - Forfait Vos avantages à l'AP-HP AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET À LA FONCTION Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre) AIDE À L’INSTALLATION ET AU LOGEMENT Aide à l’installation versée par l’AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires AVANTAGES SOCIAUX Remboursement du passe Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux Place en crèche selon disponibilités Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels et diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses) Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge Accès à une offre de formation continue conséquente Accès à l’espace détente : séances de relaxation… Localisation du poste France, Ile-de-France, Val de Marne (94) Ville Villejuif Hôpital et/ou site Hôpital Paul-Brousse - Villejuif 94 (GHU Saclay) Service d'affectation Direction des opérations et de la performance Secrétariats médicaux