Secrétaire général h/f formation professionnelle

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions
Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires •

Présentation de l’Institut : L' Alliance Sorbonne Université (ASU) a fondé en 2020 le Quantum Information Center Sorbonne (QICS) pour intensifier les interactions entre les différents acteurs de la recherche en information quantique — calcul et communications quantiques — qu’elle soit en informatique, physique expérimentale ou théorique, mais aussi son impact dans les autres disciplines, tout en explorant les implications sociétales de cette nouvelle façon de traiter l'information. Le QICS a également pour mission d'accroître l’offre d'enseignement dans ce domaine, de la licence au doctorat, mais aussi à l’extérieur de l’Université, des lycéens à la formation professionnelle, et de diffuser la connaissance de l’information quantique vers la société civile.

Environnement du poste : Le QICS travaille avec les équipes de recherche travaillant en information quantique dans différents laboratoires de l’ASU. De manière plus transverse, le QICS travaille avec les autres instituts de l’ASU et ses partenaires stratégiques internationaux. Le QICS collabore également étroitement avec le Paris Center for Quantum Computing (PCQT), qui coordonne les actions en information quantique des universités parisiennes.

Localisation :
Campus Pierre et Marie Curie, 4 Place Jussieu, 75005 Paris


Description du poste:
Fonction : Secrétaire général.e du QICS
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J
Emploi-type : Chargé.e de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel

CDD de 3 ans.

Missions et activités principales:
En étroite interaction avec la direction du QICS, la/le secrétaire général.e a pour mission d’assurer le pilotage, le suivi des activités et l’établissement des bilans d’activité de l’Institut. La gestion administrative et financière de l’Institut est administrée par la cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université à laquelle sera rattachée la/le secrétaire général.e du QICS.
Assister la direction de l’Institut dans ses responsabilités scientifiques, administratives, d’animation et de valorisation
Centraliser et tenir à disposition de la direction de l’Institut une information complète et fiable pour faciliter la prise de décision et le pilotage de l’Institut
Représenter l’Institut auprès de ses différents partenaires
Participer au développement de nouveaux partenariats en interne et en externe à l’ASU et faire vivre les partenariats existants
Piloter et assurer la bonne mise en œuvre du plan d’action et des projets de l’Institut
Organiser, piloter et assurer le bon déroulement et le suivi des actions d’animations scientifiques et de valorisation (écoles d’été, journées thématiques, appels à projet internes, fête de la science, etc.)
Assister la direction de l’Institut à la conception et mise en œuvre des actions de formations innovantes à et par la recherche en coordination notamment avec les UFR
Organiser et coordonner le reporting de l’activité de l’Institut (consolidation de données, suivi d’indicateurs, faits marquants, bilans annuels etc.)
Proposer et conduire une politique de communication en interne et en externe, en coordination avec la direction de la communication de Sorbonne Université
Concevoir ou mettre en oeuvre des outils de communication (site web, réseau sociaux, chaîne YouTube, lettre d’information…) en lien avec la direction de la communication de SU
Contribuer à l’établissement du budget annuel de l’Institut et assurer son exécution et son suivi en coordination avec les gestionnaires des services centraux et des laboratoires associés
Assurer la conduite et la coordination des activités administratives et financières de l’Institut
Organiser et suivre les réunions des instances de gouvernance de l’Institut telles que le Comité exécutif et le Conseil d’orientation stratégique : calendrier, convocation, ordre du jour, préparation des présentations, rédaction des comptes rendus et suivi des décisions
Être proactif.ve dans la recherche de financements et exercer une activité de veille sur les appels à projets
Participer au montage de demandes de financement et assurer leur suivi, en lien avec les services centraux
Piloter les aspects logistiques inhérents aux activités de l’Institut

Encadrement : NON
Conduite de projet : OUI


Description du profil recherché :
Connaissances transversales requises :
Intérêt pour le monde de l’information quantique. Une connaissance de ses acteurs, institutionnels et industriels serait un plus
Bonne connaissance des milieux de l'enseignement supérieur, de la recherche et du monde socio-économique en lien avec la thématique de l’Institut
Une expérience du milieu de la recherche serait un plus
Une connaissance des dispositifs régionaux, nationaux, européens et internationaux de financement de la recherche et de l’enseignement supérieur serait un plus
Connaissance générale de la réglementation relative aux établissements publics (ex. marché public)
Connaissances budgétaires générales
La pratique de SIFAC ou SAP serait un plus
Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral (niveau B2 minimum, C1 recommandé)
Savoir-faire :
Capacité à interagir avec une grande variété d’interlocuteurs, au sein de l’Alliance Sorbonne Université et parmi les acteurs du monde de l’information quantique nationaux, européens et internationaux.
Jouer un rôle de conseil et d’aide à la décision
Savoir représenter le QICS
Conduire un projet : organiser et assurer la bonne conduite du projet, déterminer des indicateurs de suivi et de performance, élaborer des tableaux de bord, analyser les risques, établir des retours d’expérience
Exploiter des données, analyser des résultats et savoir restituer les conclusions de ces analyses
Identifier et mobiliser les moyens humains nécessaires à la réalisation des objectifs de l’Institut
Savoir animer un collectif et conduire des réunions
Rédiger des rapports ou des documents synthétiques
Assurer des activités de veille sur les sujets en relation avec la thématique de l’Institut et les missions du poste
Savoir rendre compte de son activité
Communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit
Adapter ses explications en fonction de ses interlocuteurs
Utiliser des outils bureautiques et de gestion
Savoir identifier les informations et évènements d’intérêt de l’Institut pour permettre leur diffusion (site web, newsletter, réseaux sociaux, …)
Savoir être :
Capacité de conceptualisation, de prospective et à développer un plan d’action
Conduire ses actions avec sens du service à l’utilisateur final
Esprit d’équipe
Sens de l’organisation et capacité à tenir les délais
Capacité d’adaptation et d’anticipation
Capacité d’autonomie et d’initiative
Rigueur et réactivité
Sens relationnel, discrétion et diplomatie
Curiosité intellectuelle et créativité

Niveau d'études minimum souhaité : Niveau Bac + 5, Master 2 ou diplôme équivalent