Vos activités principales :
Le/la secrétaire particulier(e) assiste la Secrétaire Générale Adjointe dans l'organisation quotidienne et matérielle de son travail. Ses principales activités sont les suivantes :
1 – Point d’entrée des contacts de la SGA: échanges de 1er niveau, mise en place d’un annuaire thématique, mise à jour régulière des contacts.
2 – Rationaliser la gestion de l’agenda en veillant à une planification cohérente des rendez-vous, visites et réunions avec les déplacements induits.
3- Anticiper la constitution des dossiers et s'assurer auprès des services compétents que la SGA dispose en temps utile d’un dossier complet et/ ou des éléments nécessaires aux visites, rendez-vous et réunions.
4 - Gérer le courrier (courrier départ/arrivée) et la messagerie électronique (boite fonctionnelle).
5 - Assurer la dactylographie des courriers et constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents)
6 - Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées.
7 - Assurer l'accueil physique lors des réunions et téléphonique.
8 – Assurer les réservations d’hôtel et de restaurants et veiller à un suivi des frais de déplacements/représentation/résidence
Vos activités secondaires :
Constituer un binôme opérationnel avec la secrétaire de Direction du Secrétariat général pour assurer la continuité du service (prise de relais en cas d’absence de son assistante).
Spécificités du poste/Contraintes/Sujétions
- Disponibilité, réactivité, adaptation à l'actualité
- Amplitude large des horaires / Heures supplémentaires rémunérées possibles, en accord avec la hiérarchie.
- Organisation en binôme avec l’assistante du secrétaire général notamment pour les absences et congés
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