Assistant(e) de direction au sein du service du contrôle budgétaire et comptable ministériel h/f*

Le ou l'assistante de direction devra effectuer les tâches suivantes :

* assurer l'accueil physique et téléphonique (filtrage de 4 postes);
* tenir les agendas ;
* gérer le courrier : réception (courrier central) - enregistrement- distribution du courrier arrivé et départ pour le SCBCM (DCB et DCM) ;
* enregistrer les courriers et saisines CBCM dans un tableau de bord dédié ;
* gérer la salle de réunion du CBCM ;
* organiser les réunions du CBCM, du DCB et du DCM le cas échéant (e-mail de convocation, constitution de dossiers, réservation de salle, organisation des viso-conférences) ;
* gérer la boîte fonctionnelle e-mail du service ; retransmettre les e-mails arrivés à l’ensemble des personnes concernées de l’équipe pour la boîte fonctionnelle du service et pour la boite du chef de département ; archivage électronique des e-mails ;
* suivre les organigrammes et les listes d’interlocuteurs ;
* mettre en forme, assurer la reproduction et la diffusion des productions collectives clefs du CBCM (rapport annuel, rapport d’expertise,…) ;
* contribuer à la mise à jour des applications OPERA et ANACO.

Gestion des crédits globalisés :

* suivre le budget du service et le cas échéant les remboursements de frais ;
* gérer les commandes (via le marché public en cours ou bons de prestation pour commandes spécifiques- réception des marchandises- service fait);
* Renseigner et assurer le suivi du tableau des visas.

Gestion RH (RH de proximité en liaison avec le DCB et le DCM) :

* valider les congés et régulariser les horaires des agents du CBCM dans l’outil CASPER (outil de suivi du temps de travail et des congés) ;
* assurer le soutien administratif en matière de ressources humaines (en charge de traiter les saisines adressées par le bureau des ressources humaines de la direction du budget et de la direction générale des finances publiques (DGFIP)) Assurer la transmission des documents ;
* tenir les tableaux de télétravail des agents du CBCM et les transmettre toutes les semaines à la direction du budget et tous les mois à la DGFIP ;
* centraliser les demandes de formation des agents du CBCM en liaison avec le bureau des ressources humaines de la direction du budget et de la DGFIP ;
* gérer les cartes professionnelles (cartes d’accès, cartes de parking, cartes de cantine, etc) et les demandes d’habilitations pour les agents du CBCM ;

Autres :

* Référent 72 000 » (interventions de dépannage informatique et de maintenance…) ;
* contribuer à la gestion des archives du SCBCM ;
* logiciels utilisés : outils bureautiques courants + logiciel de gestion du temps de travail "Casper".

Description du profil recherché

Nous recherchons une personne prête à s'investir dans le suivi de l'ensemble des activités du service du CBCM des ministères de l'intérieur et des outre-mer.

Compétences candidat

Compétences

* CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
* SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
* SAVOIR-FAIRE - Analyser un projet, une démarche
* SAVOIR-FAIRE - Communiquer
* SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
* SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
* SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
* SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
* SAVOIR-ÊTRE - Aptitude à l'écoute
* SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
* SAVOIR-ÊTRE - Maîtrise de soi

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialisation

Secrétariat, bureautique

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé


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