Vous assistez le Responsable du service Exploitation – Maintenance et le Responsable du service Technique, en assurant principalement des tâches administratives et de secrétariat pour les deux services. Plus concrètement vos missions seront les suivantes :
Assistance auprès du service Exploitation - Maintenance :
- Participation aux réunions du service et effectuer les synthèses des réunions
- Mise à jour des données administratives, des contrats et des prestataires
- Rédaction des courriers
- Rédaction des informations flash auprès des locataires
- Contrôle et Suivi de la facturation prestataires et fournisseurs (factures bloquées, relance etc.) ;
- Mise en place des Marchés d’exploitation comprenant la préparation, la diffusion, l’enregistrement et par la suite le suivi des avenants. Enregistrement dans la base de données LIGERIS
- Lancement des enquêtes lors de travaux ou arrêts machines pour mettre en place les mesures palliatives ;
- Collecte des données, consommation, suivi des charges locatives pour préparation des rapports d’analyse ;
- Point et suivi des demandes entreprises et prestataires (suivi des clés, des badges, des accès…) ;
- Contrôle et suivi des agréments sous-traitants.
Assistance auprès du service Technique :
- Rédaction et mise en page des courriers.
-Classement et suivi des diagnostics techniques (électricité, gaz, DPE, amiante), vérification hebdomadaire de la clôture des états des lieux
- Réception, scan et classement des courriers entrants, création des réclamations.
- Rédaction et suivi des marchés subséquents nécessaires au service technique (cuisine, cordiste).
- Suivi des interventions techniques: relance mensuelle des bons de travaux auprès des entreprises pour facturation, suivi des bons de travaux et des réclamations, organisation des rendez-vous de réception.
- Participation à la gestion des réclamations (ex : fuites, refoulements, désenfumage) et transmission auprès des Gestionnaires pour suivi. Vous serez amené.e à appeler les locataires
- Rédaction et diffusion des affichages techniques (problèmes techniques, interventions).
- Gestion des badges et des clés entreprises, la tenue du registre de remise et commande de reproduction de clés.
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