Secrétaire administratif(ve) h/f

Intégrer l'Adapei 41 "Les Papillons Blancs", c'est participer à la construction du parcours de vie de chaque personne accompagnée en leur faisant vivre des moments de convivialité. Le respect de la personne et de sa famille, la solidarité, la dignité et l'humanisme, c'est placer l'autodétermination au centre de chaque proposition d'accompagnement. C'est aussi intégrer une association dynamique et innovante.Sous la responsabilité hiérarchique du directeur de pole, Le(a) secrétaire administrative est chargé(e) d’exercer ses fonctions, conformément à la législation, dans le respect des valeurs et orientations de l’Association. Son action s'inscrit dans le cadre du projet d’établissement. Il (elle) est en relation avec l'ensemble des services de ce pôle : L’Esat des Ateliers du Val Blésois, l’Esat de Belleville, l’entreprise "Les Ateliers du Grain d’Or. Vos missions seront les suivantes : Accueil téléphonique centralisé : Recevoir et transférer les appels, prendre les messages Gérer les informations relatives aux absences des travailleurs et des salariés et informer les encadrants concernés Suivi administratif : Renseigner les taux d’activité Préparer et renseigner les éléments pour le rapport d’activité Centraliser les commandes de fournitures (bureau, hygiène, cuisine) Rédiger les demandes d’investissement Formaliser les procédures des différentes missions administratives Centraliser la gestion du tableau de présence sur les établissements Parc automobile : Gestion des sinistres avec l'assuranceGestion des contraventions Vie institutionnelle : Gestion des courriers et courriels Participation aux réunions en lien avec la direction et la vie des établissements Gestion des invitations aux reunions et évenements d'ENVOLEARédaction des comptes rendus Rédaction de documents (notes de service, notes d’information) Appui administratif aux équipes de direction Envoi de courriers aux familles, travailleurs et mandataires judiciaires Gestion des candidatures et du recrutement : Réception des candidatures envoyées dans les établissements Réponse aux candidatures (y compris négatives) Contact des candidats retenus pour fixer une date d'entretienEnvoi des convocations par mail Demande, réception et transmission des documents de recrutement au siège socialCongés des secrétaires : Remplissage du tableau prévisionnel de présence/absence des secrétaires Gestion des missions prioritaires/urgentes en cas d’absence Renfort en période de forte activité Gestion des repas : Saisie des repas sous le logiciel de commandesAdmission des travailleurs : Renseignement des familles, travailleurs, mandataires judiciaires et autres interlocuteurs sur l’admission Gestion administrative des admissions Gestion des certificats CAF Veille sur les documents manquants suite à l’admission Constitution et suivi du dossier physique TH Saisie et mise à jour sous NETVIE Gestion de la messagerie sécurisée et RESID-ESMS Suivi individuel de la mutuelle des travailleurs Stagiaires / Travailleurs : Saisie des stagiaires Accompagnement des travailleurs en situation de handicap durant leur présence au secrétariatSaisie sous NETVIE Référente VIA TRAJECTOIRE Mise à jour du registre de suivi des travailleursSuivi du parcours des bénéficiaires sous RESID-ESMS Votre profil : Vous disposez d’une formation administrative (Bac à Bac 2, type gestion administrative, secrétariat ou équivalent) et justifiez d’une première expérience sur un poste polyvalent, idéalement en environnement médico-social ou associatifCompétences clés : Maîtrise des outils bureautiques et du Pack Office Excellentes capacités organisationnelles et gestion des priorités Rigueur dans le suivi administratif Bonnes qualités rédactionnelles Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés Autonomie, réactivité et gestion des urgences Capacité à rendre compte et assurer un reporting fiable Capacité à accompagner des personnes en situation de handicap sur des missions de secrétariat