Assistant / assistante administrative (h/f)

*** Ce recrutement étant réalisé par une ENTREPRISE ADAPTEE, ce poste est réservé aux travailleurs handicapés orientés vers le marché du travail par la commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées (CDAPH) : titulaire de la reconnaissance de travailleur handicapé (RQTH) ou de la mention Bénéficiaire de l'Obligation d'Emploi (BOE) ***
Acteur mondial qui propose des solutions complètes de gestion des risques pour divers secteurs, recrute son Assistant(e) administratif(ve) en CDD Tremplin. L'établissement conçoit des produits d'assurance et d'assistance alliant technologie et expertise humaine pour améliorer l'expérience client.
Mision principale
Pivot opérationnel de la société, la standardiste assure la gestion du standard téléphonique technique, le traitement des demandes d'intervention, la réception des livraisons, la gestion des stocks de consommables clients, ainsi que l'assistance directe au dirigeant pour 15 % de son temps.
1. Gestion du standard téléphonique technique (priorité principale)
- Répondre aux appels entrants du standard technique avec professionnalisme et réactivité
- Identifier et qualifier les demandes des clients (nature du problème, niveau d'urgence, matériel concerné)
- Créer et enregistrer les tickets d'intervention dans l'outil de gestion Artis
- Assurer le suivi du statut des demandes et tenir le client informé de l'avancement si besoin
- Veiller au respect des SLA (engagements de niveaux de service) contractuels
2. Réception des livraisons
- Réceptionner les livraisons de matériels, consommables et fournitures
- Contrôler la conformité des colis par rapport aux bons de commande (quantités, références, état)
- Signaler toute anomalie au responsable concerné et organiser les retours si nécessaire
- Enregistrer les entrées de stock dans l'outil de gestion
- Assurer le rangement et l'étiquetage du matériel réceptionné
3. Gestion des stocks de consommables clients (toners d'impression)
- Tenir à jour l'inventaire des consommables (toners, cartouches) par client et par équipement
- Anticiper les besoins de réapprovisionnement en fonction des niveaux de stock minimum définis
- Passer les commandes de réapprovisionnement auprès des fournisseurs référencés ou en informer le responsable
- Préparer et expédier ou dispatcher les consommables vers les sites clients
- Mettre à jour les fiches stock et alerter en cas de rupture ou d'anomalie
4. Assistance personnelle au dirigeant (≈ 15 % du temps)
- Gérer le planning et l'agenda du dirigeant (prise de rendez-vous, rappels, organisation des réunions)
Traiter et filtrer les emails et le courrier en lien avec le dirigeant
- Rédiger des courriers, comptes rendus et notes à la demande
- Organiser les déplacements professionnels (réservations transport, hébergement, itinéraires)
- Préparer et mettre en forme des documents, présentations ou dossiers
- Assurer la confidentialité de toutes les informations traitées dans ce cadre
Formation
Bac à Bac +2 type BTS Support à l'Action Managériale (SAM), Assistant de Manager, Gestion PME-PMI ou équivalent
Expérience
- Expérience de 1 à 3 ans minimum sur un poste similaire
- Une expérience dans une société de services informatiques (ESN, infogérance, DSI) serait un atout apprécié
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, Outlook)
- Connaissance d'un outil de ticketing (GLPI, Freshdesk, Jira ou similaire) ou forte capacité d'apprentissage
- Notions de base en informatique (terminologie matérielle et logicielle) appréciées
- Gestion de stock : utilisation d'un outil de suivi ou d'un tableur
Qualités personnelles
- Excellente expression orale et écrite : la voix de l'entreprise auprès des clients
- Grande capacité d'écoute, sens du service et de la relation client
- Rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Réactivité et gestion des priorités dans un environnement à rythme soutenu
- Discrétion absolue