Assistant(e)s préfète et directrice de cabinet (h/f)

Accueil
Accueil téléphonique et des visiteurs des autorités ainsi que filtrage. Pendant son absence, suppléance de l'huissier.

Coordination des agendas
Gérer et suivre les agendas électroniques en lien avec les services et les diffuser

Organiser les déplacements des membres du corps préfectoral en liaison avec le garage - réservation trains et hôtels
Assurer la préparation des dossiers « journées » avec demandes de notes aux services Prises de rendez-vous en lien avec les services et demandes de notes
Management de l'information
Trier et suivre les courriers, les fax, parapheurs et sous-couverts Gestion des boîtes fonctionnelles secrétariat-préfet / secrétariat-dircab / boîte préfet
Gestion des outils communs, gestion du tableau des réunions récurrentes, mise en place de réunions, réservation des salons d'honneur
Domaine réservé
Coordonner le travail d'évaluation du corps préfectoral et les archiver
Planning des permanences et administration des congés du corps préfectoral Réception dans les appartements : notes d'organisation et plans de table
Gestion des réceptions privées du préfet en lien avec la résidence
Centralisation des congés du cabinet du préfet sous la supervision du directeur de cabinet

Assistance de direction administrative
Gestion et rédaction de la correspondance des autorités qui ne relève pas des activités officielles gérées par le service du protocole, rédaction de courriers simples, frappe, photocopies, etc.)

Appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, médailles, préparation des visites ministérielles,.)

SI VOTRE PROFIL EST RETENU VOUS SEREZ CONVOQUEZ SUR UN FORUM DE L'EMPLOI PUBLIC LE MARDI 31/03/2026 APRES-MIDI (VENIR ENTRE 13H30 ET 15H30). SE PRESENTER A L'ACCUEIL ET PREVENIR QUE VOUS AVEZ RDV. VENIR AVEC SON CV.
Bâtiment A Ensimag Ampère
11 Rue des Mathématiques
Saint-Martin-d'Hères
Accès en tram
Accès tram B et C - Arrêt : Gabriel Fauré