Secretaire medical clinique du sommeil - pôle neurosciences cliniques - h/f

Le secrétariat du Service Universitaire de Médecine du Sommeil (SUMS) est composé de trois secrétaires.
Les horaires d’ouverture sont de 8h30 à 17h30 du lundi au jeudi et de 8h30 à 16h00 le vendredi.


Organisation du secrétariat

Le fonctionnement repose sur un roulement entre trois postes de travail :

1. Accueil des patients et numérisation des dossiers d’hospitalisation.
2. Programmation des rendez-vous, gestion des mails et appels, report de rendez-vous, archivage.
3. Back-office : mise en forme des comptes rendus et planification des rendez-vous.


Missions générales

* Accueillir et renseigner les patients, leurs familles et les usagers.
* Planifier les activités (parcours patient, agendas de consultation, admissions, convocations, etc.).
* Gérer, saisir et classer les informations relatives aux dossiers patients.
* Assurer la coordination médico-administrative et la bonne circulation de l’information.


Principales activités

* Gestion des rendez-vous médicaux et des hospitalisations.
* Traitement des mails et gestion des appels téléphoniques.
* Préparation des consultations.
* Gestion des agendas des différents praticiens.
* Saisie des courriers liés aux consultations, hospitalisations et hospitalisations de jour.
* Accueil et orientation des patients.
* Programmation des suivis post-consultations.
* Gestion des demandes de premières consultations pour insomnie.
* Numérisation, archivage et traitement du courrier.


Missions spécifiques

* Référent de 6 médecins et 1 neuropsychologue
* Référent pour l’UHSI, l’HDJ Adulte (ORL, TME, FER, Neuropsy) et la TCC.
* Gestion des rendez-vous des patients du Pr PHILIP (ordonnances, examens, relevés d’observance, renouvellements PPC, etc.).
* Suivi du tableau des dossiers sans actes.
* Saisie et suivi des demandes d’admission pour les téléconsultations de la semaine.