Gestionnaire administratif polyvalent f/h

MISSIONS

Le·La gestionnaire assure des fonctions polyvalentes d’assitance technique et logistique à l’UMR. Il-elle réalise des actes administratifs et financiers dans le respect des techniques, des règles et des procédures. Il-elle participe activement à la vie collective de l’équipe.

ACTIVITES PRINCIPALES

Assistanat et gestion administrative

1. Assurer le secrétariat du centre et principalement de sa direction : Accueil et filtrage téléphonique, gestion des agendas, rédaction et mise en forme de documents
2. Participer à la gestion financière de la structure en appliquant les procédures dédiées
3. Assurer le suivi et la gestion de dossiers administratifs variés à destination des membres du centre, des tutelles et des partenaires tels que le Labex TEPSIS et sa plate-forme de publication POLITIKA.
4. Classer et archiver les informations liées à l’activité du CESPRA (séminaires, colloques, publications, courriers…)

Communication

5. Participer à l’organisation de colloques, réunions, conseils de laboratoire : réservations diverses, gestion des pauses, envoi d’invitations, suivi, affichage
6. Mettre à jour le répertoire général du CESPRA et les listes de diffusion
7. Elaborer avec la chargée de communication du CESPRA des supports de communication (affiches, chevalets, dépliants) pour promouvoir l’activité de l’unité (invités du CESPRA, appels à communication, journées doctorales)
8. Mettre en place un réseau de communication interne dans le cadre de l’activité des groupes

Organisation

9. Gérer les fournitures, clés, badges restaurant administratif, adresses électroniques, distribution du courrier, gestion administrative de la téléphonie, gestion ordinateur portable, vidéoprojecteur, adaptateurs, connectique

COMPETENCES REQUISES

Connaissances

10. Connaissance du contexte de l’enseignement supérieur
11. Connaissance générale des techniques de secrétariat
12. Connaissance des règles de gestion financières et comptables dans un établissement public
13. Rechercher l’information, la vérifier et la classer
14. Rassembler, traiter et sélectionner l’information pertinente
15. Maîtriser les techniques d’expression écrite
16. Anglais intermédiaire

Compétences opérationnelles

17. Utiliser les techniques de classement et d’archivage
18. Maîtriser les outils bureautiques, en particulier Excel et Word
19. Utiliser les outils de gestion, en particulier SIFAC et RESEDA (formation possible)
20. Planifier son activité, anticiper et gérer les urgences
21. Savoir informer et rendre compte

Compétences comportementales

22. Sens de la confidentialité
23. Travailler en équipe
24. Sens de l’initiative
25. Sens de l’organisation
26. Rigueur / Fiabilité

PROFIL RECHERCHE

27. Bac exigé pour les agents contractuels
28. Expérience souhaitée dans le domaine d’activité