Assistant(e) médico-administratif(ve) - hospitalisation 3c

À propos de nous

Qui sommes-nous ?
Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l’Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent. L’ensemble des sites est doté d’équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d’exceller dans votre spécialité.

Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l’Allemagne et est desservi par l’aéroport de Bâle et une gare TGV. Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d’un patrimoine culturel et gastronomique riche.

Nos avantages :
- Crèche dédiée à l’établissement
- CGOS + Amicale du personnel
- Self d’entreprise
- Association sportive
- Évènements festifs
- Ateliers bien-être

En chiffres :
- 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes)
- 1200 lits et 600 places en EHPAD
- 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie
- 95 000 passages aux urgences
- 125 000 admissions en hospitalisation
- 2800 naissances

Fidèle à nos valeurs d'égalité des chances et de diversité, notre établissement est handi-accueillant et met en oeuvre des actions concrètes pour accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap.


Mission

Service de chirurgie 3C : (ophtalmologie/urologie/ortho-traumatologie/douleur)

Grade / fonction : Adjoint administratif, AMA

Quotité de travail : 100 %



Horaires :

* Temps de travail journalier: 7h30

* Amplitude horaire: 8h15

* Horaire coupé ou continu selon les plannings prévus et l’activité du service avec une amplitude de 8h00 à 18h00

Matériels et outils utilisés : Outils informatiques, utilisation des logiciels DPI, Traça DPP, Dic’t, LIFEN Excel, Word, Evoluance, Outlook, téléphone, copieurs, fax, plannings, PFM.

Rattachement hiérarchique :

* Niveau 1 : la secrétaire référente de secteur

* Niveau 2 : la responsable des secrétariats médicaux

* Niveau 3 : le Directeur des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique



Relations professionnelles :

* Au sein du service : ensemble du personnel médical et soignant.

* Au sein de l’établissement : médecins, soignants, paramédicaux, autres services médicaux, bureaux des admissions, et services administratifs.

* En dehors de l’établissement : autres établissements de santé, relations avec la ville.


MISSIONS :

Accueil physique

* Accueil physique des patients hospitalisés, des visiteurs, du public, des professionnels de santé.

Accueil téléphonique

* Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants, et des services de l’HNFC.

* Gestion des appels téléphoniques des services concernés : prise de messages avec transmissions aux personnes concernées

Programmation opératoire

* Programmer des interventions, des consultations et hospitalisations à la demande de la médecine de ville après validation par les médecins HNFC.

* Elaboration de devis pour la spécialité d’ophtalmologie.

Gestion des dossiers

* gestion du dossier du patient hospitalisé : importation des documents dans le DPI
Courriers

* Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux

* Traitement des courriers : copies et envoi des CR



Tâches administratives

* Préparation et participation éventuelles à des réunions

* Retranscription des tableaux de garde établis par les médecins

* Reproduction de documents

* Gestion des fournitures de bureau

* Gestion des fax, du courrier (tri et distribution)

* Commandes de fournitures et imprimés.


Profil

Diplôme ou formation :

Nature et niveau de formation pour exercer le métier

* BAC science médico-sociale

* BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Prérequis :

* Connaissance de la bureautique

* Connaissance de l'environnement médical



Savoir-faire requis :

* Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

* Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

* Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites

* Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

* Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

* Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

* Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

* S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

* Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

* Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

* Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

* Bonne technicité en secrétariat (frappe, orthographe, terminologie médicale)

* Connaissance des règles de confidentialité et du secret médical

* Bonne gestion des priorités