Vos missions en quelques mots Activités essentielles du poste : Travaux courants de secrétariat Assure l’accueil physique et téléphonique (Vannes, Lorient et Pontivy), renseigne et oriente les usagers Evalue et alerte sa hiérarchie lors de l'identification d'une situation à risque, d'une urgence Assure la traçabilité et la conservation des informations Réceptionne, diffuse et assure la traçabilité des courriers/mails Gestion des déplacements professionnels, des bons de commande Saisie des aménagements, suivi et diffusion Constitue et suit les dossiers administratifs des usagers Etablit et actualise des tableaux de suivi Communique en répondant aux demandes des autres services et de l’extérieur par la sélection et la diffusion d'informations appropriées Assister une équipe pluri professionnelle Assiste l'équipe du pôle dans la planification et l'organisation de ses activités (gestion des plannings de RDV et de convocation pour les médecins, psychologues et assistantes de service social, gestion des stocks, fournitures…) Réalise une veille documentaire Prépare les dossiers et les supports de communication nécessaires aux réunions de service, aux Commissions Saisit et met en forme des documents divers : courriers/courriels, comptes-rendus de réunions, les diffuse. Classe et Archive les pièces administratives. Activités spécifiques du poste Assurer le lien entre les professionnels du service, les composantes, et les différents prestataires du service Participe à la présentation du service aux étudiants et aux secrétariats des différentes filières et à l'organisation d'événements institutionnels Aider à la mise en place d'outils informatiques (dossiers médico-psycho-social informatisé) et à la mise à jour des informations relatives au SSE sur le site internet de l'UBS Assiste la direction du service dans le suivi des dossiers, des actions de préventions, des ressources humaines et des étudiants relais santé Profil recherché Bac minimum ou titre équivalent de niveau 4, une expérience dans le secteur médical serait appréciée. Vous avez une bonne pratique de l’accueil du public jeunes adultes à besoins spécifiques, maladie, souffrance psychique ou souffrance sociale. Vous avez des aptitudes à l’écoute et êtes en capacité d’analyser les demandes. Vous avez un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité, une aptitude à rendre compte, et d’excellentes aptitudes relationnelles. Vous savez travailler en autonomie et gérer les priorités. Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 4 Baccalauréat
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