Vos missions en quelques mots PERIMETRE : - Assure le secrétariat de direction de la DO, - A vocation à assurer le secrétariat d'un des domaines de l'échelon central de la DO, et de travailler en réseau avec les autres secrétariats (voir ci-après), ACTIVITES DU POSTE : Gère les communications de la direction : - Enregistre le courrier arrivée / départ dans l'application COURRIER - Pré-affecte et diffuse le courrier « Arrivée », diffuse le courrier « Départ » - Gère de manière spécifique les lettres « Confidentiel Défense » reçues à la DO - Gère l'archivage papier des minutiers du courrier départ - Gère les appels téléphoniques du directeur et de ses adjoints - Saisie des lettres et/ou documents de la direction Gère les missions de la direction - Est référent de la direction et gère les relations avec le SIR, - Fait le suivi, - Gère les demandes de cartes de parking, - Réalise les réservations des véhicules de service, Contribution à la préparation des CSA de la DO et à leur suivi - Etablit les convocations des organisations syndicales - Compile la documentation utile Apporte plus généralement son soutien à l'organisation de la direction : - Gère la base documentaire électronique pour les dossiers la concernant (GEODe), - Effectue des recherches sur Internet pour les agents de la direction - Gère la réservation des salles, - Approvisionne la direction en fournitures, - Reçoit des visiteurs. RESPONSABILITES EN MATIERE DE SECURITE / SURETE / ENVIRONNEMENT / QUALITE : - Assure toute la confidentialité exigée relative aux lettres confidentielles reçues ou expédiées par la direction DO et entre autres le courrier « Confidentiel Défense » - Garantit la bonne utilisation des modèles de lettre et de document par les agents de la direction - Garantit la diffusion juste du courrier - Garantit une gestion rigoureuse de la base documentaire électronique pour son périmètre d'activité (Réseau DO et ultérieurement GEODe) TRAVAIL EN RESEAU - Avec les autres secrétariats de la DO : maintien une continuité du service rendu aux domaines en cas d'absence, selon le plan de charge ou la vacance des postes. - Apporte son support à la gestion documentaire des domaines selon les besoins exprimés. - Peut être amenée à gérer le courrier d'un domaine en l'absence d'une secrétaire Profil recherché Savoir-faire - Sens de l'organisation - Esprit d'initiative - Sociabilité - Discrétion - Travail en équipe Connaissances - Outils Microsoft : Windows, Word, Excel, Powerpoint 4- Expertise - Utilisation de la charte documentaire 4- Expertise - Outil : messagerie électronique et toutes applications associées (Agenda électronique, réservation de ressources, etc.) 4- Expertise - Application de gestion des missions 3- Détaillé - Application de gestion documentaire 4- Expertise - Portail DGAC / Internet 3- Détaillé - Notions d'anglais 1- Élémentaire FORMATION D'INTEGRATION : Formation aux applications si non connues au préalable Éléments de candidature Personnes à contacter guillaume.blandel@aviation-civile.gouv.fr romain.kereneur@aviation-civile.gouv.fr
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