Assistant / assistante de direction (h/f)

- L'assistant.e de direction travaille en étroite collaboration avec les associés et ses responsabilités peuvent être importantes.
- Elle/ Il entretient de fréquents contacts au sein de l'entreprise avec l'ensemble des fonctions représentées au-delà de la direction : assistants projet, chef de projets, conducteur de travaux, économistes. Elle représente l'agence auprès des contacts extérieurs : prestataires, fournisseurs..
- Elle/Il peut s'occuper de plusieurs Assistant Projets et chef de Projets à la fois et parfois d'une agence entière pour les tâches administratives générales et liées à la DET. Elle assiste le pôle DET.
- Suivant les fonctions dévolues aux différents associés, l'assistant.e de direction est amenée à collaborer aux dossiers financiers et juridiques, à la communication.
- Elle/Il peut encadrer un personnel de secrétariat ou une assistante communication, à défaut et en fonction des profils en poste, elle collabore en fonction des sujets avec les personnes dédiées.
- L'assistant.e de direction est susceptible d'intervenir sur l'ensemble des affaires courantes, sur les aspects administratifs et financiers, organisationnels et d'échanges avec l'extérieur liées au travail des associés et pour certains salariés (directeur travaux, directeur projets et chargés de projets, pôle économie pour les appels d'offres et les dépôts de candidatures)
- Concernant les tâches administratives et comptables, elle/il peut s'occuper de l'accueil téléphonique et du courrier, gérer les relations avec les fournisseurs et les clients, ou encore surveiller les frais généraux et les recouvrements de créances.
- Son travail se situe en amont de la prise de décision qu'elle/il vise à faciliter, et en aval pour permettre sa mise en œuvre. La prise d'initiatives lui revient si son supérieur lui laisse une marge de manœuvre et d'action assez grande. Elle/il a la plupart du temps des responsabilités importantes inscrites dans le cadre de l'administration des services. Elle/il détient donc un poste clé dans le fonctionnement administratif et financier de l'agence.
- Est l'interlocutrice.eur privilégié.e auprès des assurances (SMA BTP, MAAF..), organisme de formations.
DESCRIPTION DE L'ACTIVITE :
o Activités constitutives :
o Assure la circulation de l'information entre les Associés et les salariés et auprès de l'ensemble des fonctions présentes au sein de l'agence, diffuse des notes de service : rédige les notes de services internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature des associés, les reproduit et les diffuse.
o Classe et archive les documents de la direction.
o Prend en charge l'organisation matérielle des diverses relations qu'entretient la direction avec les services internes et organismes externes : les promoteurs, les BET, les collectivités, les entreprises dans le cadre des co-traitances et des situations DET.
o Participe à la communication interne et externe, coordonne le planning des Associés
o Peut assurer le planning des réunions de travail, le suivi des réservations du parc automobile détenu par l'agence
o Prépare et organise les différentes réunions : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants.
o Elle peut être à l'initiative de réunions nécessaires à la construction de projets dirigés par les associés avec les personnes se trouvant sous sa responsabilité (personnel secrétariat et assistante de communication)
o Peut réaliser les comptes-rendus des réunions internes.
o Organise les déplacements, séminaires.
o Effectue les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie
o Participe aux réponses aux candidatures