Assistant.e de direction - campus santé (h/f)

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS PRINCIPALES :

Elle.il assiste le directeur de l'UFR (doyen) et la direction du campus dans leurs missions. Il / elle assure notamment :
- La gestion de quatre agendas (Doyen, assesseur à la pédagogie, direction du campus).
- L'organisation des instances et commissions facultaires, des réunions et d'évènements.
- La gestion et l'organisation des déplacements et missions de la direction de la composante ainsi que des personnes représentant la faculté dans des manifestations.
- La préparation de dossiers.
- L'accueil, l'information, l'orientation et l'accompagnement de divers publics.
Personne ressource, elle joue un rôle central dans la circulation de l'information au sein de la composante.
ACTIVITES :
- Gérer le secrétariat de la direction de la composante (gestion de l'agenda, organisation de réunions et réservation de salles, traitement du courrier, préparation des dossiers et des déplacements, réponses à apporter aux différentes demandes relevant du périmètre de la direction)
- Participer à la coordination des missions et à la circulation de l'information
- Gérer les conventions dans AIRS ainsi que les contrats de vacation administrative ou technique de la composante
- Collecter l'information et participer à l'instruction des dossiers
- Alimenter les bases de données relatives à son domaine d'intervention
- Organiser les déplacements
- Participer et rédiger des comptes-rendus des réunions
- Mettre en place le planning institutionnel des différentes instances en lien avec les contraintes universitaires, hospitalières et ministérielles
- Coordonner la tenue des instances et d'évènements spécifiques
- Gérer les locations de salles de la Faculté
- Réaliser des demandes d'achat en lien avec le service financier
- Préparer les dossiers en amont des instances en lien avec les différentes directions opérationnelles
- Apporter un appui aux services lors de manifestations et temps forts (oraux, cérémonies, auditions, etc.)
- Assurer la gestion et le suivi des boites mail génériques (« fac-médecine » et « médecine-direction »), ainsi que la mise à jour des listes de diffusion.

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES PROFESSIONNELLES :
Savoirs
- Maitriser les procédures et les règles administratives, les circuits et délégations de signatures
- Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur
Savoir faire
- Utilisation avancée d'outils bureautiques (Pack office...) ; connaissance appréciée d'applications « métier » utilisées au sein de l'université (ADE, APOGEE, SIHAM, NOTILUS, AIRS, AMETYS)
- Connaitre les techniques de secrétariat et de gestion administrative, les normes rédactionnelles et dactylographiques, savoir utiliser une technique de prises de notes rapides
- Avoir un bon niveau rédactionnel
- Savoir gérer urgences et priorité
- Savoir analyser et gérer rapidement les demandes d'informations
- Maitriser les modalités d'accueil du public, niveau anglais apprécié
- Aptitude à la polyvalence
Savoir être
- Discrétion et respect total de la confidentialité
- Avoir un bon relationnel, et savoir adapter sa communication en fonction des interlocuteurs
- Savoir écouter et aptitude à travailler en collaboration et en transversalité
- Organisation et rigueur
- Réactivité, adaptabilité
- Autonomie
- Aptitude à travailler en équipe
- Force de proposition.
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICES :
- Présence programmée sur site 4 j par semaine au minimum.
- Activités contraintes par un haut niveau de confidentialité et une disponibilité importante.