L'ACSAD, service d'aide et de soins à domicile dans les Deux-Sèvres, recherche un/e hôte/hôtesse pour assurer l'accueil téléphonique et physique de l'association.
Vos missions :
Accueillir et orienter la demande du client :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et partenaires
Recueillir les besoins et les attentes du client
Informer sur l'offre de services de l'association
Conseiller les clients dans leurs démarches
Enregistrer les informations clients dans le logiciel métier
Traiter, transférer et classer les mails aux personnes concernées
Réceptionner, dater, trier, distribuer le courrier
Recueillir et transmettre via le logiciel au responsable les informations nouvelles concernant le client (évolution de situation, situation complexe, réclamation, évènement indésirable)
Mettre à jour les plannings:
Réceptionner les premières demandes des salariés et les renseigner en premier niveau
Prévenir les salariés et les clients des changements de plannings
Modifier ponctuellement les interventions quotidiennes
Réaliser les modifications évènementielles du planning et en informer le client et le salarié
Assurer un suivi quotidien de la télégestion et alerter sur les incohérences de badgeage des salariés au responsable de secteur ou assistant technique
Mettre à jour les informations clients ou salariés lorsque l'information est réceptionnée
Effectuer le secrétariat administratif général:
Réaliser divers travaux administratifs (saisie d'enquêtes de satisfaction, réalisation de publipostages, soutien ponctuel aux autres services.)
Préparer les kits de recrutement des salariés d'intervention
Diffuser l'information aux clients et usagers sur les actualités de l'ACSAD
Gérer la commande fournitures et matériel en l'absence de l'assistant administratif
Organiser la réservation des salles pour les réunions, ou formation
Préparer les réunions d'instances de l'association (invitation - émargement - salle - documents) comme les bureaux, conseils d'administration, assemblées générales
Profil recherché
Vous êtes doté(e) d'un excellent sens du service client, avec une forte capacité d'organisation et de communication.
Vous maîtrisez l'orthographe et les outils bureautiques tels que Microsoft Office.
Vous avez minimum 2 à 3 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire ou dans l'accueil administratif.
Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément, notamment via un système téléphonique multi-lignes, tout en restant professionnel(le) et courtois(e).
Vous devrez faire preuve d'autonomie, de rigueur et d'un excellent relationnel afin d'assurer un accueil irréprochable dans un cadre dynamique.
La connaissance des métiers et des services à la personne est un plus.
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