Contract manager office lead h/f

VOTRE RÔLE ET VOS MISSIONS

Dans le cadre des activités de CESAME (Central Software Asset ManagEment) pour le groupe AXA, le/la Responsable des Contrats, ayant la responsabilité de plusieurs contrats, est chargé/e de l'exécution des contrats et est le/la référent/e pour tous les aspects contractuels.

Il/elle doit piloter les activités suivantes, en coordination avec le Responsable des Licences et le Responsable de la facturation associés à ces contrats, mais également avec les équipes des Achats, du juridique, des finances et des responsables de produits :
- Identifier tous les éléments du contrat afin de faire respecter nos engagements et mettre en oeuvre efficacement un processus standard pour l'exécution, y compris les obligations contractuelles de toutes les parties, l'évolution, la gouvernance des fournisseurs et les risques financiers (en particulier en ce qui concerne la conformité)
- Anticiper les risques juridiques et de conformité
- Comprendre tous les mécanismes contractuels (contractuels, financiers, juridiques, de licence) pour maximiser la valeur du contrat au bénéfice du groupe
- Superviser toutes les activités de CESAME liées au contrat, en relation avec toutes les parties prenantes (Achats du Groupe, clients dans les entités AXA, responsable de produit, finances, équipe de support en Inde, etc.)
- Suivre et communiquer aux clients dans les entités AXA tous les éléments clés de la vie du contrat ayant un impact financier et/ou opérationnel sur la relation avec le fournisseur et sur l'utilisation par le client
- Travailler avec le Responsable de produit et le Responsable de compte pour promouvoir les Contrats sous sa responsabilité
- Gérer une gouvernance spécifique ou contribuer à la gouvernance des achats avec le fournisseur et aborder tous les points en attente si nécessaire
- Soutenir l'équipe des achats dans la préparation du périmètre de renouvellement et des nouveaux contrats principaux à négocier.

Missions :

Le /La Responsable des Contrats est responsable de la gestion de la "durée de vie du contrat", qui consiste à :

Exécution du contrat :
- Cartographie du contrat : Identifier tous les documents liés au contrat qui structureront la relation avec le fournisseur (MLA, ULA, Annexe, etc.), les documenter et les maintenir
- Identifier et analyser les risques financiers et juridiques.
- Mettre en place un plan de réduction des risques avec les équipes financières et juridiques.
- Faire un suivi.
- Contribution aux instructions budgétaires.
- Compléter les prérequis du contrat (installer des outils d'inventaire, enregistrements des utilisateurs, pleine capacité, virtualisation, plafonnement, etc.)
- Identifier et gérer les engagements temporels (rapports, renouvellements, déclarations, divulgations) avec le soutien de l'équipe.
- Mener des initiatives pour optimiser les coûts et maximiser la valeur du contrat en s'appuyant sur toutes les conditions générales des contrats.
- Recommander aux Achats toute amélioration juridique et financière.
- Gérer les variations de scope (expansions / désinvestissements) et l'exécution (services, produits, entités)

Gestion des inventaires et de la conformité :
- Mettre en oeuvre une stratégie pour répertorier les produits dans les contrats en s'appuyant sur les outils existants et Flexera.
- Liaison avec le CTO et le CIO si nécessaire.
- Anticiper les risques de non-conformité avec le responsable des licences.
- Calculer l'exposition financière pour le groupe AXA.
- Demander des plans d'atténuation aux entités AXA ou au responsable produit et assurer le suivi.
- Répondre proactivement aux demandes d'audit.
- Travailler avec le bureau des partenariats et le responsable de compte pour promouvoir et valoriser le contrat sous sa responsabilité.

Gouvernance :
- Assurer que les rôles et responsabilités de chaque partie prenante, ont été clarifiés pour la gestion globale du contrat (Clients, Achats Groupe, etc.).
- Clarifier le processus d'escalade.
- Mettre en place et diriger la gouvernance globale avec le fournisseur sur l'exécution du contrat, en partenariat avec les Achats.
- Soutenir et donner des orientations stratégiques à l'équipe des Achats pendant la négociation du contrat (la négociation du contrat n'est pas de la responsabilité du gestionnaire de contrat) et pour l'évolution du contrat.
- Diriger la communauté CESAME pour partager les informations sur les fournisseurs et les informations clés du contrat.
- Assurer la contribution du gestionnaire de licences pour fournir des informations.
- Être le point d'escalade pour les problèmes opérationnels rencontrés au niveau local avec un fournisseur.
- Responsable de toutes les activités liées au contrat.
- Gère les activités du gestionnaire de licences et du gestionnaire des remboursements dans le cadre des contrats gérés.

KPI's et livrables :
- Tous les documents contractuels regroupés.
- Modèle de résumé du contrat publié et rempli.
- Modèle d'obligations et de risques contractuels publié et rempli.
- Plan d'atténuation disponible.
- Gestion des parties prenantes : matrice RACI pour la gestion globale des contrats.
- Minutes des réunions de gouvernance / Rapports bimensuels.
- Plan de communication exécuté.
- Situation financière (bilan, recouvrement de créances) mise à jour.
- Contrats AXA signés et stockés.
- Situation de conformité disponible - Exposition financière mitigée.
- Registre des économies et évitements de coûts.

Dimensions :
- Contrats globaux du Groupe AXA.
- Relations avec les clients du Groupe AXA, les fournisseurs, les Achats du Groupe, etc.
- Gestion d'un portefeuille de contrats allant jusqu'à 50 M€.

VOTRE PROFIL

Hardskills :
- Expérience en Software asset Management est indispensable,
- Compétences en gestion des contrats, sensibilisation juridique et financière,
- Une connaissance des principaux fournisseurs est indispensable (Oracle, IBM, VMWare) mais aussi des fournisseurs SaaS (Salesforce, Genesys, Adobe) ou des fournisseurs de cloud (Microsoft Azure ou AWS).

Softskills :
- Compétences en leadership et en management
- Capacité à évoluer dans un environnement complexe avec de multiples parties prenantes (internes et externes)
- Très bonnes compétences en communication pour contribuer à la communauté CESAME (Entités AXA à travers le monde)
- Travailler en équipe, établir des relations avec les autres membres de l'équipe
- Travailler dans un contexte international - Anglais courant nécessaire

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

En lien avec nos engagements, nous célébrons chaque arrivée en agissant en faveur de la reforestation mondiale : nous plantons un arbre pour chaque recrutement.

Alors, prêt à postuler ?

VOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Notre raison d'être chez AXA ? Chaque jour, nous agissons ensemble pour le progrès humain en protégeant ce qui compte dans + de 50 pays. Accompagner près de 95 millions de clients à chaque étape de leur vie, une mission qui donne le sourire et envie de se lever le matin à nos employés et agents (+ de 145 000 dans le monde !).

Chez AXA, nous sommes riches de nos singularités et accueillons tous les profils dans leur diversité. Au-delà de mener une politique inclusive engagée, nous agissons au quotidien en tant qu'employeur citoyen et responsable pour des causes sociétales & environnementales.

Ces ambitions vous parlent ? Alors rejoignez un des leaders de l'assurance et venez changer le monde avec nous !