Secretaire d accueil – siege – 0.5 etp – cd...

Informations diverses

:

CDI – 0,5 ETP – Siège de l’asso
Date du début : Janvier 2026

Candidature (CV et LM) à adresser à Amélie BLANQUI : ablanqui@papillonsblancs-rxtg.org

Missions :

Sous autorité fonctionnelle de la chargée de mission RH, le secrétaire d’accueil aura pour :

1/ Gestion de l’accueil téléphonique et physique Accueillir, orienter et renseigner les usagers, familles, visiteurs, prestataires

Réceptionner les appels téléphoniques, prendre les messages, orienter les interlocuteurs
2/ Tâches administratives courantes Photocopies, Impressions, Reliure

Réaliser de petites tâches de saisie, mise en forme ou numérisation de documents

Mise en page / impression

Mise en forme des courriers

Vérification des relevés de courriers dans les casiers d’établissement

Gestion de l’affichage des documents à l’accueil

Réservation des salles au siège et dans les établissements

Gestion du planning des congés des professionnels du siège

Gestion documentaire (codifications des documents, présentation à la validation, actualisation…)
3/ Gestion de l’organisation logistique des réunions/formations au siège

Appuyer les services dans l’organisation de réunions ou d’événements ponctuels

Gestion des inscriptions des différents événements du siège (AG, départ en retraite, séminaire…)Gestion du format des salles en lien avec l’agent de service (salle DEWEZ coupée en 2 si nécessaire / format cinéma, ateliers…)Vérification régulière de l’état de propreté des salles

Préparation du café en lien avec l’agent de service

Gestion du stock (café, boissons, gâteau) en lien avec Claudine – Aide-comptable
Gestion des commandes de repas sur demande (plateaux repas / sandwichs /…) + rédaction du bon de commande à transmettre en compta
4/ Gestion et distribution du courrier et colis (départ / arrivée)

Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, affranchissement)

Affranchissement des courriers en envoi simple
Affranchissement des courriers en recommandé avec avis de réception

Gestion du stock de recommandés en lien avec la compta (Claudine -> Aide-comptable)Gestion de la réception quotidienne des colis / veille sur la bonne distribution ou rangement
5/ Accompagnement/encadrement des travailleurs le cas échéant

Dans les tâches quotidiennes simples de l’accueil du siège et lien avec les référents ESAT (ex : préparation de documents, classement, entretien de l’espace d’accueil)Veiller à leur sécurité, à la bonne compréhension des consignes et à la valorisation de leurs compétences

Adapter les tâches selon les capacités et les rythmes des travailleurs
Maintien de l’espace accueil propre en permanence, rangé et accueillant

Profil :

Bac Pro Secrétariat
Capacité à travailler en équipe et à s’adapter à un public en situation de handicap, discrétion
Expérience souhaitée dans le secteur médico-social ou en ESAT

QUALITES REQUISES Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, etc.)Aisance relationnelle et sens de l’accueil – Discrétion et respect de la confidentialité Patience, bienveillance, pédagogie – Sens de l’organisation et autonomie