Assistant.e administratif/ve (poste mi-temps) en cdd (dd310159) h/f

Description de la mission

Activités principales :

Ø Secrétariat

· Accueil téléphonique, orientation des usagers et des appels vers les agents santé-environnement référents

· Mise en page des courriers pour l’unité santé-environnement

Ø Gestion des certificats médicaux de décès

· Coordination de l'ouverture des documents confidentiels et traitement des anomalies.

· Relations avec le médecin référent pour l’INSERM et les collectivités locales (envois de certificats vierges aux mairies).

· Gestion d’un tableau de bord.

Ø Tatoueurs – perceurs – maquilleurs permanents

· Gestion des déclarations liées à l'activité de tatouage, perçage et maquillage permanent : vérification des pièces di dossier et formalisation d’un courrier d’enregistrement.

Ces attributions sont susceptibles d’évoluer en fonction des nécessités du service et des réorganisations éventuelles des missions et de l’organigramme interne.

Partenaires Institutionnels :

· Internes : collègues de l’unité (techniciens, ingénieurs d’études sanitaire et ingénieur du génie sanitaire)

· Externes : particuliers, collectivités locales

Spécificités du poste / Contraintes :

- Suivre l’évolution des techniques bureautiques et de classement

Positionnement dans l’Institution :

Lien hiérarchique : Responsable d’unité, Directrice et Directrice adjointe de la Délégation départementale de la Haute-Garonne

Profil

Savoir :

- Outils bureautiques et informatiques

- Systèmes de classement et d’archivage

- Techniques administratives

- Matériels informatiques (fax, imprimantes, scanner-copieur, visio)

- Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services selon le domaine d’activité (santé environnementale)

Savoir-Faire :

- Alerter et planifier les échéances

- Recueillir et traiter l’information

- Concevoir un tableau de bord (suivi d’activité)

- Utiliser des techniques rédactionnelles administratives

Savoir-être :

- Travailler en équipe

- Faire preuve de réactivité

- avoir l’esprit d’initiative

- Faire preuve de discrétion professionnelle

Catégorie

C

Temps plein

Non