Vos missions en quelques mots Rattaché(e) directement au Maire, vous assistez l’exécutif dans l’organisation quotidienne de son activité et contribuez au bon fonctionnement du Cabinet. Poste stratégique au sein du Cabinet du Maire, cette fonction nécessite réactivité, discrétion, sens aigu de l’organisation et capacité à gérer les priorités dans un environnement exigeant et rythmé. Vous participez à la bonne coordination entre les élus, les services municipaux et les partenaires institutionnels. - Gérer l’agenda du Maire et assurer l’organisation de ses rendez-vous, réunions et déplacements ; - Assurer la coordination des agendas et réunions des élus ; - Diffuser les informations utiles auprès des élus et veiller à la bonne circulation des informations entre le Cabinet et les services municipaux ; - Assurer l’accueil téléphonique et physique du Cabinet du Maire, en appréciant les urgences, en filtrant les demandes et en organisant les priorités ; - Rédiger tous types de documents administratifs : notes, comptes rendus, courriers, tableaux de bord ; - Assurer la gestion et le suivi des courriers et courriels adressés au Cabinet du Maire (administrés, partenaires institutionnels, associations, etc.) dans le respect des délais ; - Préparer les dossiers liés aux réunions et rendez-vous du Maire et des élus ; - Organiser la logistique des réunions (réservation de salles, préparation du matériel, suivi administratif). Profil recherché - Expérience confirmée sur des fonctions similaires, idéalement en collectivité territoriale ; - Bonne connaissance de l’environnement territorial : fonctionnement des collectivités, institutions et partenaires ; - Excellentes qualités rédactionnelles et capacité de synthèse ; - Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs ; - Excellentes qualités relationnelles, sens de la diplomatie et discrétion professionnelle ; - Maîtrise des codes de communication et capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs ; - Sens des priorités et aptitude à gérer les imprévus avec réactivité ; - Organisation, rigueur, polyvalence et autonomie ; - Capacité d’anticipation, adaptabilité et esprit d’initiative ; - Respect strict des obligations de confidentialité et de discrétion.
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