Description entreprise : L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques. Dans le classement de Shanghai et QS, elle apparaît parmi les tous premiers établissements français en termes de performance per capita. Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs. L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer. Son budget annuel est d’environ 160 M €. L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales. Description du poste : Le futur Centre de Santé Étudiant de l’ENS de Lyon s’inscrit dans l’évolution du Service de Santé Étudiante vers une offre renforcée d’accueil, de prévention, de coordination et d’accès aux soins de premier recours pour les étudiantes et étudiants. Dans ce cadre, le centre a vocation à développer une approche globale de la santé étudiante, articulant prévention, promotion de la santé, accompagnement des situations de vulnérabilité, coordination pluriprofessionnelle et, selon l’organisation retenue, activité de soins dans un cadre réglementé. La création du poste répond à la nécessité de disposer d’un/une coordinateur/trice administratif capable de structurer le fonctionnement du centre, de sécuriser sa gestion, de coordonner les ressources et de soutenir la mise en œuvre du projet de santé du service. Le poste a une double vocation : assurer le pilotage administratif, budgétaire et organisationnel du futur CSE, et coordonner son fonctionnement quotidien en appui à la direction médicale et institutionnelle. ACTIVITES : Pilotage administratif et organisationnel du centre Organiser le fonctionnement quotidien du futur CSE en lien avec la direction du SSE et l’équipe pluriprofessionnelle : circuits administratifs, planification, logistique, procédures internes, coordination des activités et gestion des priorités. Structurer les outils de pilotage et de suivi de l’activité : tableaux de bord, indicateurs, reporting, procédures, documents de référence, calendrier institutionnel et suivi des échéances. Assurer la coordination administrative des réunions de service, réunions de pilotage, groupes projet et instances liées au centre : préparation des ordres du jour, collecte des éléments, comptes rendus, suivi des décisions. Veiller à la continuité de fonctionnement du service : organisation des plannings, anticipation des besoins, articulation avec les fonctions support, suivi des prestataires et gestion des aléas. Gestion budgétaire, financière et comptable Élaborer, suivre et sécuriser le budget du centre en lien avec la direction, les services financiers de l’ENS de Lyon et les partenaires concernés. Préparer les éléments de construction budgétaire, suivre l’exécution des dépenses et recettes, analyser les écarts, alerter sur les points de vigilance et proposer des ajustements. Assurer le suivi administratif et financier des conventions, subventions, appels à projets et financements liés au fonctionnement du centre et à ses actions de prévention ou de soins. Participer au suivi comptable et au contrôle de gestion : engagement des dépenses, suivi des commandes, factures, marchés, prestations, tableaux de suivi et justification auprès des partenaires ou financeurs. Produire des bilans financiers, notes de synthèse, éléments d’aide à la décision et documents de reporting destinés à la direction et aux instances. Gestion des ressources humaines et appui au management Assurer un appui administratif à la gestion des ressources humaines du centre : suivi des effectifs, recrutements, arrivées et départs, formalités administratives, intégration des nouveaux professionnels, suivi des absences et organisation des remplacements. Participer à la préparation des recrutements et entretien professionnels : rédaction ou adaptation de fiches de poste, diffusion des annonces, organisation logistique des entretiens, suivi administratif des candidatures. Contribuer à la gestion des plannings de l’équipe, à l’organisation des temps collectifs et à la circulation de l’information au sein du centre. Appuyer la direction dans le suivi des besoins en compétences, en formation, en accompagnement au changement et en structuration des fonctions support. Coordination des projets, partenariats et contractualisation Assurer le suivi opérationnel des projets liés à l’ouverture et au développement du CSE : calendrier, coordination des acteurs, suivi des livrables, sécurisation administrative, mise en cohérence des contributions. Accompagner la mise en œuvre des actions de prévention, promotion de la santé, dépistage et événements institutionnels, en assurant leur préparation administrative, logistique et budgétaire. Représenter le service, par délégation, dans certaines réunions techniques ou de coordination, et assurer le suivi des engagements pris. Qualité, conformité, procédures et systèmes d’information Participer à la formalisation et à la mise à jour des procédures administratives, financières, logistiques et organisationnelles du centre. Veiller à la bonne application des règles internes, au respect des obligations réglementaires et à la sécurisation des circuits de gestion en lien avec les services compétents. Contribuer au suivi des sujets relatifs à l’hygiène, à la sécurité, à la confidentialité, à la traçabilité et à l’archivage des documents relevant du fonctionnement du centre. Participer au déploiement et au bon usage des outils numériques, du système d’information, des outils de planification, de suivi d’activité et de communication. Profil recherché : COMPÉTENCES REQUISES : Formation supérieure de niveau Bac3 à Bac5 en gestion des organisations, administration publique, management des établissements sanitaires ou médico-sociaux, gestion/finance, santé publique ou conduite de projet. Une expérience significative dans des fonctions de coordination, de responsable administratif(ve) et financier(ère), de gestionnaire de structure de santé, de maison de santé, de centre de santé, de service universitaire ou de structure médico-sociale est fortement souhaitée. Une expérience en environnement partenarial complexe et en phase de structuration de projet constitue un atout majeur pour ce poste. Connaissances sur l’environnement professionnel : Bonne connaissance du fonctionnement des établissements publics d’enseignement supérieur, des environnements de santé étudiante ou médico-sociaux, et des logiques partenariales institutionnelles. Connaissance des principes de gestion budgétaire, financière, administrative et contractuelle dans le secteur public ou parapublic. Connaissance appréciée du cadre réglementaire applicable aux services de santé étudiante, centres de santé, prévention et promotion de la santé. Maîtrise des outils bureautiques, de tableaux de bord, des outils de suivi et d’organisation, et aisance avec les systèmes d’information. Savoir ‑faire opérationnels : Piloter une organisation administrative complexe et hiérarchiser les priorités. Construire et suivre un budget, des tableaux de bord et des indicateurs d’activité. Rédiger des notes, procédures, comptes rendus, conventions et documents de synthèse. Coordonner plusieurs interlocuteurs et projets en parallèle, dans des délais contraints. Préparer, organiser et suivre les recrutements, plannings et circuits administratifs. Travailler en transversalité avec des interlocuteurs médicaux, administratifs et institutionnels. Savoirs ‑être : Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation. Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité. Capacité d’anticipation, de structuration et de priorisation. Qualités relationnelles, diplomatie et sens du travail en équipe. Autonomie, réactivité et capacité à rendre compte. Esprit d’initiative et aptitude à accompagner une phase de création et de développement de service.
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