Publiée le 17 juin
Mission du poste
CDD à temps plein jusqu'au 28/8/26
Le Pôle d'Activités Tutélaires est constitué d'une équipe pluridisciplinaire et de plusieurs unités de travail et notamment un Pôle Accueil - Standard - Secrétariat H/F.
L'agent se verra confier les tâches suivantes :
- Tenue du standard téléphonique
- Saisie des messages téléphoniques dans le logiciel métier
- Accueil physique des personnes accompagnées, des partenaires etc...
- Travaux administratifs courants (préparation de plannings; frappe de courriers simples, classement...)
- Recherche de documents sur espaces dématérialisés (MSA, CAF...)
- Traitement des différentes boites mail du service
GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS :
- Ouverture et tri de l'ensemble des courriers des personnes sous mesures de protection
- Étiquetage rigoureux des différents documents selon leur nature et en fonction du circuit pré paramétré dans le logiciel GED (Gestion Electronique des Documents)
- Scan de l'ensemble des documents
- Reconnaissance manuelle des documents non identifiés automatiquement par le logiciel GED
- Gestion de la GED « virtuelle » pour les documents dématérialisés
- Classement ou redistribution des documents numérisés aux intervenants sociaux
Emploi accessible avec une formation de niveau IV minimum dans le domaine du secrétariat
Maîtrise de l'outil informatique (utilisation d'un logiciel de GED, d'un logiciel métier, tableur Excel, Word)
Qualités relationnelles et sens de l'accueil
Capacité d'écoute et de réactivité
Maîtrise des outils de communication (internet, intranet)
Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire en faisant preuve de rigueur et d'adaptabilité
Être titulaire du permis B
Profil recherché
Experience: 1 An(s)
Compétences: Techniques de gestion administrative,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Emploi accessible avec une formation de niveau IV,Qualités relationnelles et sens de l'accueil,Maitre de l'outil informatique (word..),Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire,Capacité d'écoute et de réactivité,Maitrise des outils de communication (internet)
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
