Vos missions en quelques mots Supérieur·e hiérarchique direct·e : chef·fe du bureau du protocole et des relations publiques. - Accueillir et renseigner les visiteurs en fonction de leur besoin - Informer les personnes de l’arrivée des visiteurs puis les accompagner le cas échéant - Participer aux réceptions organisées par le Conseil Départemental - Gérer le planning de l’ensemble des salles de réunion sous responsabilité du service puis informer le cas échéant les différentes parties prenantes des réservations et/ou annulations - Gestion, suivi et préparation des salles de réunion - Préparation et service de petites réceptions - Distribution des journaux, ventilation des parapheurs, transfert des plis dans les services - Suivi et entretien des appareils (frigo, cafetières, lave-vaisselles) et nettoyage de la réserve à café/boissons - Gestion des stocks (produits entretien et fournitures de bureau, boissons et épicerie) - Veille de la bonne tenue des locaux (problème de mobilier, luminaire etc) - Gestion des photocopieurs et imprimantes (dépannage, ravitaillement papier encre) - Petite manutention (tables, chaises, etc). - Gestion du stock des goodies Compétences relationnelles - Savoir accueillir, écouter et orienter - Savoir travailler en équipe - Savoir diffuser une information auprès du public ou d'une catégorie d'usagers - Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité - Savoir respecter le code vestimentaire du département - Savoir intervenir dans le cadre d'évenements - Savoir manifester un sens du service public - Garantir la ponctualité Compétences organisationnelles - Capacité à assurer une polyvalence en cas d’absence d’un agent d’accueil - Capacité à être force de proposition pour l'amélioration du service rendu - Connaitre l'administration départementale - Connaitre les divers partenaires institutionnels - Savoir appliquer les consignes du protocole d'accueil - Savoir faire preuve d’autonomie, de rigueur et / ou d’initiative Compétences techniques - Savoir utiliser les logiciels spécialisés dans le domaine d'intervention - Savoir vérifier la conformité des pièces et des dossiers - Connaitre les outils informatiques tels que Word, Excel - Savoir compléter les informations relatives à un usager - Savoir repérer les comportements à risque - Savoir prendre les mesures appropriées en cas de situation d'urgence Profil recherché Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire requise(s)
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