Office manager/assistant(e) de direction h/f

Poste

Directement rattaché(e) au Président, vous avez un rôle clé au sein de l’activité de l’agence. Votre poste est articulé autour d’une étroite collaboration avec le dirigeant d’une part et l’ensemble des équipes production et administrative d’autre part.

Dans ce cadre vos missions sont :

· Office manager :

- Accueil téléphonique, accueil visiteurs.

- Gestion des services généraux (coursiers, fournitures, prestataires liés au fonctionnement opérationnel de l’agence, …).

- Organisation des voyages de l’équipe

- Gestion des notes de frais, suivi des congés

· Assistanat du directeur

- Gestion du planning quotidien du Président

- Gestion de ses contacts téléphoniques



- Organisation de ses voyages

- Préparation des éléments nécessaires en fonction de ses besoins, réunions clientèle ou internes, etc…,

- Participation au meeting hebdomadaire COMOP avec tenue à jour de compte rendus

· Assistanat administratif

- Alimentation et traitement de la database de notre ERP (identification des projets, traçabilité des affectations des équipes et des temps passés, ….), et de leur archivage dans notre ERP,

- Reporting de ses tâches administratives auprès de la direction financière.

Profil

De formation BTS Assistante de Direction, vous justifiez impérativement d’une expérience significative de 5 ans minimum dans l’assistanat d’une Direction Générale ou Opérationnelle acquise au sein d’une société d’ingénierie, une agence d’architecture, de communication, voire une ESN fonctionnant en mode projets.

Disponible, vous avez appris à évoluer dans des environnements nécessitant une grande adaptabilité, une aptitude à gérer et à hiérarchiser les priorités. Vous avez une capacité à comprendre le sens et les objectifs de chacune de vos actions dans l’architecture de l’Entreprise et à les anticiper autant que possible. Vous possédez un réel esprit de synthèse accompagné de véritables qualités rédactionnelles ainsi qu’une capacité à prendre l’information, la traiter et la communiquer.

Vos autres atouts pour réussir : discrétion, rigueur, réactivité, sens du service, respect de la confidentialité, résistance au stress et pragmatisme.

Vous êtes bilingue anglais à l’oral et à l’écrit, vous possédez une grande dextérité dans la pratique des logiciels, vous êtes familier(ère) avec le fonctionnement des ERP, une connaissance approfondie d’Excel est impérative