** PRISE DE POSTE AU 1er AVRIL**
*** HORAIRES DU LUNDI AU VENDREDI ET 2 SAMEDIS MATINS PAR AN**
Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice de l'hôpital, vous assurerez le secrétariat de la Direction. Vous gérerez l'agenda de la Directrice, du Directeur adjoint et de la Directrice des soins. Vous participerez au suivi des dossiers institutionnels et à l'organisation des rendez-vous et réunions, dans le respect des textes réglementaires applicables.
Véritable interface entre la Direction, les services internes et les partenaires extérieurs, vous contribuez au bon fonctionnement administratif de l'établissement.
Activités principales
Gestion des demandes de rendez-vous et tenue des agendas
Gestion du courrier : traitement, diffusion, reproduction
Réception, traitement et transfert des appels téléphoniques et des e-mails
Accueil physique des patients, familles, personnels et partenaires extérieurs
Mise à jour et diffusion des plannings d'astreintes et gardes
Réservation des 3 salles de réunion de l'établissement
Rédaction et mise en forme de courriers, notes, rapports, procès-verbaux et documents administratifs
Prise de notes lors des Conseils d'Administration de l'établissement
Organisation et préparation des réunions des instances (convocations, envoi des ordres du jour, dossiers, en lien étroit avec la Directrice et les Présidents des instances)
Classement et archivage des documents administratifs
Publication et mise à jour de documents sur l'Intranet de l'établissement et les supports d'information (livret d'accueil, site internet.)
Organisation des déplacements professionnels (transport, hébergement, ordres de mission) de la Direction
Gestion des questionnaires de satisfaction patients en lien avec le référent des usagers
Veille réglementaire et diffusion de l'information.
Compétences attendues
Excellentes capacités rédactionnelles
Maîtrise des techniques de secrétariat et d'organisation
Capacité à filtrer et orienter les demandes avec discernement
Aptitude à travailler en équipe et à gérer les priorités
Aisance relationnelle auprès d'interlocuteurs variés
Respect de la confidentialité
Rigueur, autonomie et sens de l'organisation
Rejoignez une équipe dynamique et engagée au service des patients !
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