Secrétaire d'équipe de proximité

Relations fonctionnelles

En interne : les professionnels de l'équipe pluridisciplinaire, l'assistant du Chef de service En externe : les usagers, les partenaires institutionnels et associatifs.

Missions

Le Département de la Sarthe œuvre pour des domaines variés au plus près des territoires tels que la solidarité à tous les âges de la vie (enfance, personnes bénéficiaires du RSA, personnes âgées, personnes handicapés, personnes en besoin de logement), le développement des territoires (l’agriculture, le développement durable et la transition énergétique), le développement du numérique, les infrastructures routières, les mobilités et les réseaux électriques, l’éducation, la jeunesse, la citoyenneté et l’enseignement supérieur ou encore la culture, le sport, le tourisme et le patrimoine.


2 agents travaillent pour le Conseil départemental. Le budget s’élève à .5 M€ dont plus de M€ d’investissements pour et une priorité donnée à l’Enfance.


La Direction générale adjointe de la Solidarité départementale agit principalement pour :


• l’aide aux familles,


• la prévention et la protection des publics en difficulté,


• l’accompagnement social et professionnel des publics en difficulté,


• l’aide à l’autonomie et à la dépendance des personnes âgées et personnes en situation de handicap,


• le pilotage et le suivi de la mise en œuvre des schémas départementaux,


• le pilotage et le suivi de la mise en œuvre du règlement départemental d’aide sociale.



Le Département recrute au sein de sa DGA de la Solidarité départementale et plus particulièrement au service Evaluation globale des besoins de la personne, à la Direction adjointe Sarthe Autonomie :



UN / UNE SECRÉTAIRE DE PROXIMITÉ



A ce titre, il assure :


1. L'accueil physique et téléphonique du public,

2. L’appui administratif aux professionnels qui interviennent en territoire,

3. Une contribution au bon fonctionnement du service, y compris sur l’aspect logistique.



Il participe à la continuité de service et met en place les outils nécessaires aux suivis des situations rencontrées en territoire.

Il alimente les tableaux de bord d’activité nécessaires au pilotage de la DGAS.

Il participe à la conception et la mise en œuvre des actions collectives initiées par les travailleurs médico-sociaux.


Il exerce ses missions dans un objectif de transversalité entre les différents acteurs et partenaires qui interviennent sur le territoire.


Les missions sont susceptibles d’évoluer au regard d’éventuels changement dans la mise en œuvre des politiques sociales et des réorganisations.

Activités principales

Accueil physique

Accueil téléphonique

Accueil, information et orientation des usagers

Gestion des relations avec les usagers

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Rédaction de comptes-rendus

Tri, classement et archivage de documents

Gestion de plannings

Accompagnement dans les démarches administratives initiales

Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation

Diplômes et niveaux d'expérience requis

4. Baccalauréat, débutant accepté
5. CAP/BEP, expérience de 3 à 5 ans sur poste similaire

Caractéristiques particulières

Travail sur écran

Déplacements professionnels

Se montrer disponible

Savoirs

Connaissance des différents outils et usages internet

Connaissance des publics en difficultés

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)

Connaissance du domaine social

Connaissance des circuits de transmission des documents

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Savoir-faire

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Ecouter et reformuler les demandes

Etablir un système de classement efficace

Informer et orienter les personnes

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Mobiliser les techniques de communication orale et écrite

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)

Gérer les appels téléphoniques

Savoir-être

Faire preuve du sens de la communication et du contact (E)

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de discrétion

Prendre du recul par rapport aux situations

S'adapter rapidement à son environnement de travail

Se montrer disponible