MISSIONS GÉNÉRALES DU POSTE
Le gestionnaire administratif assure deux missions principales.
- Missions communes
Pour une promotion d’apprenants, constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques, suivi des absences, préparation et suivi administratif des contrats d’intervenants, enregistrement des variables de paye, dossiers de présentation aux diplômes d’État.
- Missions spécifiques
Gestion directe ou en suppléance de dossiers spécifiques selon la répartition entre les 4 gestionnaires et l’intendance: Point-Accueil par roulement, organisation des sélections et des instances, régie, relations avec les partenaires extérieurs…
ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES
Dans le cadre du projet pédagogique de l’Institut, le gestionnaire administratif est chargé d’assurer la gestion de dossiers et leur validation par la direction en collaboration avec l’équipe pédagogique et l’intendance. Il rend compte de son activité à l’adjoint des cadres.
Le poste se répartit selon les activités suivantes :
1 – Gestion administrative d’une promotion (étudiants infirmiers ou élèves aide-soignants) :
- Préparation des dossiers d’inscription, conformité du dossier administratif et médical
- Elaboration des dossiers administratifs, saisie dans le logiciel de gestion (FORMEIS) et classement
- Suivi des dossiers pédagogiques (saisie des évaluations et préparation du dossier pour le diplôme d’état) en coordination avec les formateurs et le directeur
- Suivi des présences/absences en lien avec les formateurs et gestion des indemnités étudiantes
- Préparation des commissions d’attribution des crédits et suivi administratif des différentes sessions de validation
2 – Gestion commune du secrétariat :
- Accueil physique et téléphonique de l’IFPS par roulement au sein du Secrétariat
- Gestion des salles en coordination avec les formateurs et l’intendance
- Organisation en binôme au sein du Secrétariat pour assistance mutuelle et remplacement en cas d’absence
- Encadrement des stagiaires administratifs par délégation de l’adjoint des cadres
3 – Gestion de dossiers spécifiques :
Chaque gestionnaire administratif est référent sur certains dossiers spécifiques en collaboration avec l’adjoint des cadres. La répartition des dossiers est évolutive en fonction des mobilités internes et externes :
- Préparation et suivi des sélections et de la pré-rentrée
- Préparation et suivi des instances de gouvernance de l’IFSI-IFAS
- Secrétariat des actions de formation continue dispensées par l’IFPS
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