Dans le cadre d'un remplacement congé maternité, nous recherchons pour notre site de Tarare un(e) HOTESSE D'ACCUEIL & STANDARD (F/H), il/elle est le premier contact d'interlocuteurs extérieurs (clients, fournisseurs, candidats, livreurs ) venant nous rendre visite, ou visiter notre usine depuis le monde entier.
Il/Elle a pour rôle de dispenser positivement une première image de GERFLOR en :
· Garantissant un accueil téléphonique de qualité pour l'ensemble des entités du Groupe (si besoin en anglais)
· Assurant l'accueil physique sur le site et la mise en oeuvre du protocole sécurité d'accès au site (si besoin en anglais)
· Gérant des tâches administratives pour l'ensemble du Site
Ses missions principales sont les suivantes :
1/ Assurer l'accueil téléphonique des sites :
- Connait et applique les consignes d'accueil téléphonique
- Réceptionne et transfère les appels téléphoniques sur les sites de Tarare, Vindry, Villefranche, Provence et Lyon Vaise.
- Transmet aux personnes concernées les communications extérieures non envoyées sur ligne directe
- Enclenche le plan de secours en cas de dysfonctionnement de la téléphonie.
2/ Accueil physique sur le site :
- Est garant de l'espace d'accueil conforme à la méthodologie 5S
- Met en place le protocole sécurité d'accès au site en vigueur (vérification d'identité, remise de badge)
- Accueille et oriente les visiteurs et collaborateurs
- Fait le lien entre la personne en charge des visites du site Gerflor et les visiteurs
3/ Gestion administrative :
- Participe occasionnellement à l'ouverture et l'acheminement du courrier entrant vers les différents services, y compris la navette interne.
- Assure le relais de l'affranchissement du courrier sortant et des envois de colis (DHL /TNT)
- Assure des tâches administratives diverses selon besoins du site (mailing)
- Gère les clés et la bonne tenue des salles de réunions
- Gère et suit le cahier des consignes et de doléances pour la société de nettoyage
- Crée les demandes d'achats inhérentes à son service et selon les règles du Groupe dans le logiciel en vigueur.
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